En esta
oportunidad subimos un artículo sobre las pequeñas cosas que van
cambiando en las empresas, y que afectarán nuestra comunicación y
trabajo diario.
Leemos en el artículo publicado en el diario La Nación:
Adiós al e-mail: las
herramientas que lo reemplazaron
En Snoop Consulting el mail
es un formalismo: lo reemplazaron por Workplace y las reuniones vía streaming
Laura Reina
Hace unos años, la rutina de
los trabajadores en todo en el mundo era casi la misma: llegar a la oficina,
encender la PC y chequear los mails. Casi siempre era la primera tarea, entre
muchas otras, que se hacía prácticamente en forma automática para arrancar el
día laboral. Solo después de leer las decenas de mensajes acumulados en la
bandeja de entrada (se estima que cada empleado recibe y envía una media de 112
por día) se daba paso a la fase dos: un café bien cargado y empezar a descartar
los que no sirven, a borrar el molesto spam y a contestar. Un proceso engorroso
que ocupa, según distintas mediciones, el 23% del tiempo laboral.
Pero esta rutina está
cambiando. En algunas empresas el mail ya es solo una formalidad que mantienen
puertas para afuera. En otras, convive con varias plataformas de gestión que
suelen ser más dinámicas y por lo tanto más elegidas para la comunicación entre
empleados y relegan el mail a casos contados, como el envío de presupuestos o
archivos adjuntos. Y aunque todavía parece arriesgado decretar su muerte
definitiva (algo de lo que se viene hablando desde hace mucho) no hay dudas de
que el mail perdió su lugar como herramienta de comunicación y de gestión.Hoy
las redes sociales como WhatsApp brindan una interacción instantánea y las
plataformas especialmente desarrolladas para la interacción laboral como Yammer
o Workplace (la versión corporativa de Facebook) le quitaron terreno al correo
electrónico, una herramienta revolucionaria que en su momento logró desplazar
al papel, pero que ahora dejó de ser la preferida para la comunicación en el
mundo del trabajo.
"Si necesitás una
respuesta urgente, no lo mandes por mail, hacelo por WhatsApp -advierte
Alejandro Melamed, especialista en estrategia e innovación en Recursos Humanos,
y autor del libro Diseñá tu cambio-. El mail quedará para lo que requiere algún
tipo de registro o documentación. Está atado a las personas y empresas que
tienen una cultura más formal. Sin dudas perdió mucho terreno en la
comunicación por la falta de velocidad, de interacción y de flexibilidad y por
ser una herramienta que ya tiene muchos años". Melamed recuerda que en su
momento fue una evolución al correo escrito: "Sin dudas aceleró los
tiempos de entrega, devolución y recepción de documentos y fue actualizándose
con los años. Pero poco a poco pierde su capacidad de impacto dentro de las
organizaciones y puede llegar a ser una herramienta de museo", plantea el
también director de la consultora Humanize Consulting.
Los que todavía le auguran
larga vida recuerdan que a pesar de que se lo ha querido "matar"
varias veces el mail sigue sobreviviendo. Pero no es menos cierto que esta vez
parece que su fin se acelera sobre todo por la irrupción de las redes sociales,
que cambiaron para siempre la forma en que nos comunicamos. De alguna manera,
para los expertos consultados, las empresas no hicieron más que adoptar o,
mejor dicho, readaptar, los modelos de comunicación que la gente utiliza en su
vida cotidiana. El WhatsApp es el ejemplo más claro. La mayoría de las
interacciones con familiares y amigos se hacen a través de esa aplicación de
mensajería instantánea, por lo tanto, no ha de sorprender que las laborales
también se hagan ahora por esa vía.
"Era solo cuestión de
tiempo que empiece a pasar eso en el mundo corporativo -plantea Federico Aon,
director de consultoría en Snoop Consulting, una compañía que brinda servicios
tecnológicos orientados a aumentar la productividad de las empresas-. Las
formas de comunicación cambiaron, son más dinámicas, directas y la gente hoy se
comunica con su jefe o su equipo, e incluso con los clientes, como lo hace en
su vida cotidiana y utilizando los mismos medios", sostiene. Algo con lo
que Melamed coincide: "Las maneras de comunicarse en las organizaciones
tienden a asemejarse a lo que uno hace socialmente -plantea-. Antes las
empresas eran el espacio donde había más tecnología que en la sociedad. Hoy no.
Las personas, en sus casas, cuando no están en su trabajo, acceden a más
tecnología que la que tienen en las empresas. Y el mail se ve como algo
anacrónico respecto de la velocidad que están teniendo otras herramientas
comunicacionales".
Dentro de los instrumentos
que utilizan en Snoop en lugar del mail está Workplace, una plataforma que ha
ganado gran popularidad en los últimos tiempos dentro del mundo empresario.
"La adoptamos hace 2 años. Es la versión corporativa de Facebook, muy
similar en cuanto al funcionamiento y el diseño. Y como pasa en Facebook, se
arman grupos según los proyectos e intereses. De hecho muchos de nuestros
clientes se manejan con Workplace y nos comunicamos con ellos por ahí. Es mucho
más dinámico e instantáneo y abre nuevas posibilidades a la comunicación,
incluyendo el streaming de video, calls y chats. En la empresa el mail quedó
como una formalidad, casi no lo usamos internamente", sostiene Aon, que
también usa Yammer, otra de las tantas redes sociales de colaboración diseñada
para el mundo corporativo.
Según el ejecutivo, uno de
los mayores problemas del mail, es la falsa sensación de creer que el mensaje
enviado fue leído por él o los destinatarios. "La famosa prueba de lectura
cuando enviás un mail es algo que muy pocos saben que existe, y la verdad es
que como desconfiamos tanto de que lo haya leído, le escribimos un WhatsApp
para avisarle que le mandamos un mail y de paso le preguntamos si lo leyó
porque no tenemos certeza de que lo haya hecho entre los cientos de mensajes que
le llegan. Verdaderamente es algo que no tiene sentido." Otro de los
grandes males del uso de mail sucede cuando el remitente decide copiar a todos
los miembros de una organización por las dudas. "Esto genera más de un
dolor de cabeza y termina produciendo desinformación y ruido, armando cadenas
excesivamente largas que muchas veces ni siquiera son relevantes para la
mayoría de los involucrados", plantea Aon.
En Agencia La Ola, una
consultora que crea estrategias y planes de comunicación para marcas de consumo
masivo, hace rato que el mail quedó relegado a un segundo plano. Con base en
las oficinas de We Work de Vicente López, la comunicación con el equipo (que
suele estar disperso en distintas bases operativas) y los clientes se hace por
los canales más informales, como Facetime y WhatsApp y Google Drive para subir
documentos y modificarlos. "No tenemos oficina física, no se usa más y nos
parece más interesante compartir el espacio con personas de otras áreas -dice
Florencia Cajide, directora de la agencia-. El mail lo tenemos para mandar
presentaciones a o presupuestos, pero es muy formal. Después tengo grupos de
WhatsApp con algunos clientes. Las cosas urgentes son por ahí. Es más rápido y
concreto".
Claro que al utilizar la app
de mensajes para trabajar tiene su lado B: "Es más complicado poner
límites, depende de la urgencia y del cliente. Yo respondo siempre, pero si no
es una urgencia la resolución es al otro día", sostiene Cajide, que desde
que empezó con su consultora en 2005 asegura que la comunicación con sus
clientes cambió radicalmente. "Era otro mundo, mandábamos SMS, gacetillas
personalizadas por mail uno a uno... hoy también recurrimos a los mensajes
privados de las redes sociales como Instagram o Twitter. Es otro canal efectivo
para comunicarnos y el primer contacto suele ser por ahí. Muchos me dicen que
les escriba por las redes porque los mails no los ven.
La
meta: correo electrónico cero
En lugar de limitar el
correo electrónico, otras compañías deciden eliminarlo en forma definitiva y
declarar su empresa "libre de mails". Uno de los pioneros fue Thiery
Breton, exministro de Economía, Industria y Producción de Francia y actual CEO
de Atos Origin, una multinacional que en 2011 prohibió a sus más de 70.000
empleados de 40 países que usaran el mail de forma interna y reemplazó el
correo electrónico por una red de comunicación que se organiza en torno a
comunidades. Semejante cambio no lo hizo de la noche a la mañana: Breton tardó
unos tres años en alcanzar su meta de "mails cero".
Sin dudas, el mail está en
los niveles más bajos de popularidad dentro de las corporaciones desde su
aparición. Su mala reputación básicamente pasa por ser, para muchos, una fuente
inagotable de insatisfacción. "Por más que la gente dice hacer un esfuerzo
muy grande para ponerse al día con los mails, rápidamente ese esfuerzo se ve
opacado porque la casilla vuelve a llenarse de nuevo. En las compañías que
tienen interacción con todo el mundo, suele pasar que te vas a tu casa con la
casilla en cero y te levantás con la casilla explotada de cientos de mails y
eso es una razón de insatisfacción muy alta", señala Melamed.
Psicológicamente, la
sensación de que uno nunca acaba la tarea termina por erosionar los pocos
adeptos con los que todavía cuenta. Ni hablar cuando uno vuelve de las
vacaciones o de un período largo fuera de la oficina, como una licencia por
enfermedad o maternidad, y se encuentra con miles de esos mensajes acumulados
en la bandeja de entrada. Eso mismo le pasó a Clair Burge, sudafricana de nacimiento
pero que vive y trabaja en Irlanda. Después de unas placenteras vacaciones
embarcada y desconectada, se encontró con la nada agradable cifra de 9000 mails
(entre su casilla y la de su marido) cuando retomó su trabajo. Burge aclara que
no era spam, sino cosas de trabajo que debía responder y resolver. Después de
dedicar ese primer día exclusivamente a contestar los mails, se propuso
eliminarlo de su vida. Y fundó una empresa de organización llamada Get
Organised, donde, obviamente, el mail brilla por su ausencia como herramienta
de comunicación y contacto.
Sin embargo, a pesar de su
indudable obsolescencia, el mail sigue conservando ciertas fortalezas: "Te
da certezas de registro, permite que se adjunten documentos y hace posible
envíos simultáneos a mucha gente, además de ser una herramienta universalmente
aceptada. Y también permite tener tu firma insertada", destaca Melamed.
Por eso, así como suele
decirse que si se necesita una respuesta rápida mejor no utilizar el mail,
cuando lo que se quiere es dejar asentado algo por escrito, lo mejor es
recurrir al correo electrónico porque tiene valor probatorio.
Páginas consultadas:
https://www.lanacion.com.ar/lifestyle/adios-al-e-mail-herramientas-lo-reemplazaron-nid2248941
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