Procedimientos - Recepción de Compras

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Se presenta a continuación el ejercicio resuelto la última clase:

Procedimiento de Recepción de Compras

Una vez adjudicada la compra, la gerencia de Compras genera una orden de compra por triplicado. Esta orden incluye datos del proveedor, cantidad y precios de los productos requeridos, como así también las condiciones de entrega y pago. La orden de compra produce el siguiente desglose: el original es enviado al Proveedor, para que procese el pedido; el duplicado es enviado a Recepción para notificar la futura recepción de la mercadería, donde es archivado, y el último ejemplar es documentada en el archivo Calipso en el sector junto con toda la documentación que dio origen a la compra (Solicitud Interna de Compras, Pedidos de Cotización, Cotización).

Recepción archiva la orden de compra en su poder en Telux. Mientras que el proveedor arma el pedido y envía la mercadería junto con los remitos que emite.

Recepción recibe la mercadería y el remito del proveedor (en original y duplicado), los controla contra la información que obra en su poder. Entonces, para validar el remito con su firma, el área de Recepción consulta la base Telux, a la cual tiene acceso, y verifica que se está recibiendo exactamente lo que se solicitó. Finalizada esta actividad, Recepción emite informe de recepción por triplicado, y realiza el siguiente desglose: el original junto con la mercadería la envía a Almacén; el duplicado lo envía a Contaduría y guarda el triplicado junto con el original del remito en el archivo que utiliza. Almacén controla, sella y archiva en Telux definitivamente el documento recibido. El duplicado del remito ya conformado por el sector de Recepción, es devuelto al proveedor. El proveedor controla la firma del documento y archiva en su sistema para concluir la entrega.

Además, semanalmente Compras consulta Calipso y Telux para conciliar los remitos y órdenes de compra a fin de identificar órdenes pendientes y remitos que no se correspondan con una orden de compra.

Referencias

1: Genera orden de compra

2: Controla remitos

3: Emite informe de recepción

4: Controla, sella y archiva en Telux

5: Consulta Calipso y Telux y concilia

Formularios

OC: Orden de compra

R: Remito

IR: Informe de recepción

Archivos

A: Calipso

B: Telux

Diagramas de Representación

Entre las herramientas aplicadas en el desarrollo de sistemas de información están los diagramas de representación, utilizados a fin de representar un sistema o procedimiento administrativo mediante representaciones gráficas o diagramas, su realización permite hacer una abstracción esquemática de la realidad, y su grado de simplicidad o detalle determinará cuál de ellos usar.

Los mismos son:

Diagrama de Bloque: Permite realizar la representación global y simplificada del sistema, procedimiento o circuito administrativo; nos permite tener una visión sintética de su funcionamiento, describiendo sus partes básicas: los soportes de información de entrada y salida, los archivos en uso y los principales procesos que vinculan las otras tres partes.

Se utiliza para representar los sistemas vigentes y su uso típico es como herramienta de diseño global. Como tal, la definición del diagrama debe partir de los requerimientos generales del sistema en términos de salidas de información; en función de estas, se establecerán las entradas o datos que, una vez detectados y registrados, deberán mantenerse por un periodo determinado. Aquí el analista definirá cuales son los archivos y los procesos necesarios. Por lo tanto el diagrama será de la siguiente manera:

Diagrama de interdependencia sectorial: Este tipo de diagrama (que puede utilizarse como mapa de proceso en la reingenieria) es de utilidad cuando se requiere una visión global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecución del trabajo administrativo. En este diagrama nos muestra los distintos sectores que intervienen en el proceso. 

Cursogramas: Este tipo de diagramas es el más detallado de los descriptos; permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica. Estos diagramas son dibujados mediante convenciones preestablecidas. Este tema ha sido desarrollado en la siguiente entrada de este blog: Cursograma.

Cursograma

A modo de resumen, un cursograma, es un diagrama que permite representar gráficamente procedimientos administrativos. Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas.

A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes.

Utilidad

Los cursogramas permiten conocer:

* Las unidades funcionales, dentro de la organización, que participan en el procedimiento.

* Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.

* Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.

* Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.

* Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Representación Gráfica

El cursograma, a su vez es una representación gráfica de un procedimiento administrativo; para ello se vale de: símbolos, que son elementos o figuras que sirven para representar los hechos que suceden en los procedimientos; y reglas que rigen la forma de graficación y fijan los criterios que se tendrán en cuenta en su elaboración.

Si bien existe una gran diversidad de lenguajes para realizar un cursograma, se han establecido una serie de normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (en sus comienzos Instituto Argentino de Racionalización de Materiales - IRAM), con el fin de unificar estos conceptos.

Las normas son:

Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se refiere a la simbología a utilizar en los cursogramas.

Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se refiere a las técnicas de diagramación.

Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas.

Idependientemente de lo indicado, se adjunta un link para consultar la simbología utilizada en el diseño de cursogramas.