El ciclo de vida de los Sistemas de Información

El desarrollo completo de un sistema de información, desde el reconocimiento de la necesidad que va a satisfacer hasta el funcionamiento computadorizado óptimo, atraviesa distintas etapas que conforman lo que se denomina el ciclo de vida de un sistema. Aunque la enumeración y denominación de estas etapas varía de acuerdo con distintos enfoques metodológicos y prácticos, las diferencias no son sustanciales. En definitiva, las tareas involucradas en el desarrollo eficiente de un sistema de información son las mismas, cualquiera sea el criterio con que se las clasifique, agrupe o denomine.

Desde este punto de vista, se describe, en los siguientes párrafos, un esquema básico y completo del ciclo de vida de un sistema.

La Figura se exhibe un resumen gráfico de dicho esquema.

El ciclo de vida de un sistema se divide en dos fases: el estudio del sistema y la explotación.

El estudio del sistema presenta cuatro etapas principales: estudio preliminar, análisis, desarrollo e implementación.

El propósito del estudio preliminar es obtener una idea general del sistema objeto del estudio y conocer las motivaciones para la iniciación del proyecto.

En la etapa de análisis, se realiza el estudio de la situación actual y se define globalmente un nuevo sistema que satisfaga los requerimientos planteados. Esta etapa está dividida en dos subetapas: la de investigación, que implica el relevamiento de toda la información necesaria para evaluar el sistema actual y conocer los requerimientos, y la de diseño conceptual, cuya finalidad consiste en desarrollar propuestas alternativas que, teniendo en cuenta las restricciones que debieran admitirse, satisfagan los requerimientos.

La etapa de desarrollo incluye la elaboración del diseño conceptual en términos que hagan que el sistema sea operable. Para ello, comprende dos subetapas: la de diseño detallado, cuyo propósito es especificar, con el mayor grado de detalle, los elementos del sistema proyectado, y la de construcción, cuyo objeto fundamental es la confección de los programas de computación que darán cumplimiento a las especificaciones definidas.

La etapa de implementación (o implantación) traduce en hechos todo lo construido en la etapa anterior. Comprende dos subetapas: la subetapa de prueba y conversión está destinada a probar el adecuado funcionamiento de los programas, y a generar o convertir los archivos que el nuevo sistema demanda. La subetapa de puesta en marcha implica dar comienzo efectivo a la operación del sistema diseñado. Paralelamente a las etapas de análisis y desarrollo, será  necesario elaborar el plan de implementación y apropiar o preparar los recursos humanos, el equipamiento computacional, las instalaciones, el entrenamiento de los usuarios, etc. Finalmente, el ciclo de vida culmina con la explotación del sistema, es decir, su funcionamiento en régimen regular. Simultáneamente con la operación, se inicia la actividad de mantenimiento, cuyo propósito es ir adaptando el sistema a las modificaciones de contexto, a las cambiantes necesidades del usuario y a los ajustes y optimizaciones que se van generando a partir de la utilización del sistema.

Bibliografía: Sistemas de Información, Raúl Horacio Saroka, Fundación OSDE, Buenos Aires, 1998.

Diagramas de Representación

Entre las herramientas aplicadas en el desarrollo de sistemas de información están los diagramas de representación, utilizados a fin de representar un sistema o procedimiento administrativo mediante representaciones gráficas o diagramas, su realización permite hacer una abstracción esquemática de la realidad, y su grado de simplicidad o detalle determinará cuál de ellos usar.

Los mismos son:

Diagrama de Bloque: Permite realizar la representación global y simplificada del sistema, procedimiento o circuito administrativo; nos permite tener una visión sintética de su funcionamiento, describiendo sus partes básicas: los soportes de información de entrada y salida, los archivos en uso y los principales procesos que vinculan las otras tres partes.

Se utiliza para representar los sistemas vigentes y su uso típico es como herramienta de diseño global. Como tal, la definición del diagrama debe partir de los requerimientos generales del sistema en términos de salidas de información; en función de estas, se establecerán las entradas o datos que, una vez detectados y registrados, deberán mantenerse por un periodo determinado. Aquí el analista definirá cuales son los archivos y los procesos necesarios. Por lo tanto el diagrama será de la siguiente manera:

Diagrama de interdependencia sectorial: Este tipo de diagrama (que puede utilizarse como mapa de proceso en la reingenieria) es de utilidad cuando se requiere una visión global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecución del trabajo administrativo. En este diagrama nos muestra los distintos sectores que intervienen en el proceso. 

Cursogramas: Este tipo de diagramas es el más detallado de los descriptos; permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica. Estos diagramas son dibujados mediante convenciones preestablecidas. Este tema ha sido desarrollado en la siguiente entrada de este blog: Cursograma.

Sistemas y Procedimientos Administrativos

Podemos extraer de Papers de Sistemas y Métodos Administrativos, de Alberto R. Lardent, el siguiente texto:

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador que transforma la individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus objetivos.

La empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág. 15): una, que podría llamarse organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático, dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa.

Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una computadora lo que se está haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659). Por el contrario debe enfocarse como un proceso de detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en un modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág. 664):

”a) no deje de verse algún aspecto importante;

b) se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso;

c) que el sistema de información sea apto para adaptarse a los mejoramientos

futuros que puedan introducirse en el proceso”.

Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un “campo” de actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos de esta definición:

– Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un orden secuencial invariable;

– Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;

– Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

– Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;

– Quiénes son esos participantes;

– Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el momento.

Qué no es reingeniería

Modificar sin cambiar la esencia de un proceso de negocios no puede ser entendido como reingeniería, el comercial de Peugot 206 es un claro ejemplo de ello. 

A modo de resumen se entiende que:

Reingeniería NO es downsizing. Esto significa reducir trabajo, recursos y gente para obtener una mejor posición financiera en el corto plazo.

Reingeniería NO es una mera reestructuración o reorganización. Éstas se basan en la reducción de niveles jerárquicos y en la modificación de ciertas áreas de la empresa, pero aún cuando algunas de éstas desaparezcan y otras nuevas se formen, se siguen conservando las viejas estructuras fragmentadas.

Reingeniería NO es automatización. La tecnología informática juega un importante papel en el rediseño de procesos, pero no como un nuevo mecanismo para ejecutar un viejo proceso -en cuyo caso, se estaría subutilizando esta herramienta-.

Reingeniería NO es una “reingeniería de software”. No es una reconstrucción de sistemas informáticos obsoletos en otros más modernos y efectivos.

Reingeniería NO es mejora continua. Esta filosofía se basa en mejorar día a día un proceso establecido aplicando una filosofía de Calidad Total que se transmite a toda la organización. La reingeniería no implica realizar mejoras marginales, sino que pretenden cambios radicales.

Articulos consultados: ¿Qué es la reingenieria de negocios? de Zeus Management

Reingeniería

  

A modo de introducción al tema Reingenieria, a que se hace referencia en la unidad 5, se incorporó el video precedente. Luego de ver el mismo, puede responder ¿si la práctica en las organizaciones agrega valor?.