Los sistemas administrativos sirven de apoyo para las operaciones comerciales, financieras y productivas de la organización; asimismo, resultan eficientes en la medida que insuman una cantidad de recursos que sean tolerables con el nivel de actividad de la empresa.
En la jerga técnica, se conocen como “fallas de procedimiento” aquellas que determinan que los sistemas no cumplan eficazmente su función de apoyo a la actividad productiva, o que, haciéndolo, resulten demasiado onerosas.
De acuerdo con este enfoque, los procedimientos que pueden considerarse satisfactorios deben cumplir dos requisitos:
a) Eficaces:
La organización tiene necesidades operativas, como comprar, vender, cobrar o pagar. El procedimiento administrativo que se instaure debe contemplar que la función se cumpla sin ningún tipo de problema.
Los problemas que habitualmente se presentan se refieren a la oportunidad, al contenido y a la conveniencia de la operación.
Las operaciones deben producirse dentro de términos perentorios; su ejecución fuera de dichos plazos puede generar inconvenientes o, en determinadas circunstancias, ni siquiera ser válida. La liquidación y pago de remuneraciones, por ejemplo, deben producirse en el plazo legal. Defectos en el aparato administrativo que impidan producirla en ese término acarrearán, sin duda, además de las posibles sanciones legales, problemas de resquemor e inestabilidad con el personal. Si la entrega de un producto vendido debe realizarse hasta una hora, o fecha tope, es probable que si ella se hace posteriormente el producto sea rechazado y la venta se frustre. La provisión de una materia prima debe ensamblarse con la necesidad de producción pertinente. Su entrega, anticipada o tardía, ocasionará pérdidas por inmovilización de capital o por paros de línea.
Cada operación tiene sus especificaciones que deben ser satisfechas con precisión si se pretende cumplirlas con eficacia. Si se deben entregar productos vendidos, deberán respetarse las cantidades, la identidad del producto, los tamaños, los envoltorios, los precios y condiciones convenidas y demás atributos de la negociación. Una entrega en donde falle algún detalle, puede originar inconvenientes que van desde la necesidad de efectuar un reproceso (nueva entrega, recepcionar una devolución, etc.) hasta soportar una crisis generalizada por ruptura de relaciones con los clientes frente a la repetición de problemas de este tipo. Es trascendente que el sistema administrativo identifique y propenda a la ejecución de las operaciones con la precisión necesaria.
Finalmente, las operaciones que ejecuta la organización no son unitarias en sí, ni tienen una única y posible concreción. En efecto, el sistema administrativo debe dar respuesta a un cúmulo de operaciones, que pueden seguir caminos bifurcados. En cada caso pueden establecerse prioridades de ejecución, derivando a una y otra alternativa. Tal sería el caso, por ejemplo, de la ejecución de pagos. Ante la existencia de una masa limitada de fondos, debe decidirse la prioridad entre los conceptos a pagar. Los sistemas administrativos eficientes son los que prevén esquemas de prioridad o centros de autoridad que deciden dichas prioridades; si ellos no estuvieran previstos, y los pagos surgieran por rutina (por ejemplo, por riguroso orden de antigüedad), sin duda el resultado final de todo el proceso no sería el más conveniente para la organización.
b) Eficientes:
La actividad administrativa se desarrolla en apoyo de operaciones que cumplen entes con sentido económico. En tal sentido el consumo de recursos debe ser el mínimo posible para concretar cada una de las operaciones que hacen al cumplimento de sus objetivos. Dos situaciones confluyen para ello:
1) que el gasto que insuma el sistema sea tolerable, o sea que el costo de administrar no sea más alto que el beneficio directo que produce la operación comercial y, 2) que existen alternativas de sistemas, cada una con sus características operativas, que tiene distintos grados de eficacia y, en consecuencia, de costo En estos casos el equilibrio es la meta del hombre de sistemas; debe seleccionarse la variante que, cumpliendo en grado satisfactorio las necesidades operativas (eficacia), resulte menos onerosa (eficiencia). Se excluyen de esta forma los sistemas óptimos desde el punto de vista técnico, pero económicamente no sostenibles, y, por el contrario, deben desecharse las variantes económicas que no satisfagan los requerimientos mínimos de operatividad.
Es frecuente asociar el concepto de “costo de funcionamiento de un sistema” con la cantidad de personal administrativo; si bien la dotación es un factor importante, existen otros elementos que resultan gravosos y habitualmente pasan inadvertidos. En primer lugar cabe citarse el insumo de tiempo, si bien tiempo finalmente es costo, él puede no reflejarse directamente. Si una tarea lleva demasiado tiempo concretar, o se lo hace extemporáneamente, lo más importante no es el gasto de personal en su ejecución demorada, sino el grado de eficacia que se deteriora por no dar respuesta en tiempo oportuno. En segundo lugar el espacio que requiere una administración puede llegar a transformarse en factor crítico, y la conservación inadecuada de documentación nos lleva a incrementarlo innecesariamente. Metros cuadrados de construcción utilizados sin necesidad pueden ser mucho más caros que el personal que opera el sistema. En tercer lugar los costos de los soportes de información y sus elementos conexos, tales como formularios, franqueo, archivos, etc., pueden llegar a adquirir relevancia. En cuarto lugar el gasto en equipos de procesamiento y sus facilidades complementarias han llegado a superar al insumo en personal, como factor de costo. En quinto lugar, finalmente, los gastos de mantenimiento de la administración en sí, tales como seguros, servicios de apoyo, mantenimiento de equipos, teléfonos, movilidad de personal, etc., son factores de costo no despreciables a la hora de evaluar alternativas de sistemas.
