Procedimientos - Recepción de Compras

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Se presenta a continuación el ejercicio resuelto la última clase:

Procedimiento de Recepción de Compras

Una vez adjudicada la compra, la gerencia de Compras genera una orden de compra por triplicado. Esta orden incluye datos del proveedor, cantidad y precios de los productos requeridos, como así también las condiciones de entrega y pago. La orden de compra produce el siguiente desglose: el original es enviado al Proveedor, para que procese el pedido; el duplicado es enviado a Recepción para notificar la futura recepción de la mercadería, donde es archivado, y el último ejemplar es documentada en el archivo Calipso en el sector junto con toda la documentación que dio origen a la compra (Solicitud Interna de Compras, Pedidos de Cotización, Cotización).

Recepción archiva la orden de compra en su poder en Telux. Mientras que el proveedor arma el pedido y envía la mercadería junto con los remitos que emite.

Recepción recibe la mercadería y el remito del proveedor (en original y duplicado), los controla contra la información que obra en su poder. Entonces, para validar el remito con su firma, el área de Recepción consulta la base Telux, a la cual tiene acceso, y verifica que se está recibiendo exactamente lo que se solicitó. Finalizada esta actividad, Recepción emite informe de recepción por triplicado, y realiza el siguiente desglose: el original junto con la mercadería la envía a Almacén; el duplicado lo envía a Contaduría y guarda el triplicado junto con el original del remito en el archivo que utiliza. Almacén controla, sella y archiva en Telux definitivamente el documento recibido. El duplicado del remito ya conformado por el sector de Recepción, es devuelto al proveedor. El proveedor controla la firma del documento y archiva en su sistema para concluir la entrega.

Además, semanalmente Compras consulta Calipso y Telux para conciliar los remitos y órdenes de compra a fin de identificar órdenes pendientes y remitos que no se correspondan con una orden de compra.

Referencias

1: Genera orden de compra

2: Controla remitos

3: Emite informe de recepción

4: Controla, sella y archiva en Telux

5: Consulta Calipso y Telux y concilia

Formularios

OC: Orden de compra

R: Remito

IR: Informe de recepción

Archivos

A: Calipso

B: Telux

Cursogramas - Procedimientos de Ventas

Se presenta a continuación el ejercicio visto en clase

 

Proceso de Ventas:

 

Cada vez que el Jefe de Ventas recibe de los vendedores original y duplicado de Notas de Pedido, controla con la Lista de Precios (ordenada por código de artículo) archivada en el sector. Si rechaza el pedido deja constancia en el original recibido, lo devuelve al vendedor correspondiente, y destruye el duplicado de la Nota de Pedido. Si lo acepta, define la fecha de entrega que le corresponde, deja constancia en los ejemplares de la Nota de Pedido y los remite a Procesamiento. Procesamiento emite Factura por triplicado y Remito por duplicado que envía a Expedición junto con el original de la Nota de Pedido, y archiva transitoriamente el duplicado de la misma. Expedición controla la documentación recibida con el Stock de Existencia (ordenado por Código de artículo), si tiene la mercadería facturada envía original y copia del Remito y de la Factura al cliente. Demora el resto de la documentación que tiene en su poder. Cuando el cliente devuelve el original del Remito firmado, deja constancia de la entrega en el triplicado de la Factura y en la Nota de Pedido, actualiza el Stock, archiva definitivamente la Nota de Pedido, y envía Remito y Factura a Contaduría.

 

 

Referencias:

Formularios

·        NP: Nota de Pedido

·        F: Factura

·        R: Remito

Procedimientos

1.     Controla la Nota de Pedido consultando la Lista de Precios.

2.     Deja constancia del rechazo en la Nota de Pedido.

3.     Define fecha y deja constancia en la Nota de Pedido.

4.     Emite factura y remito.

5.     Controla la factura y el remito con el Stock.

6.     Deja constancia de la entrega, actualiza el Stock.

Archivos

A.    Lista de Precios, ordenada por código de artículo.

B.     Notas de Pedido transitorio

C.     Stock de Existencia, ordenado por código de artículo.

D.    Nota de Pedido definitivo

Tips

* Controlar que todos los formularios tengan un flujo y destino, no debe perderse ninguno en el procedimiento.

* Controlar completar todas las referencias de operaciones, controles, formularios, archivos.

* Señalar las alternativas/decisiones

 

Enunciados Cursogramas

Se presentan a continuación tres enunciados referidos a Cursogramas que serán utilizados en el dictado de los temas prácticos correspondientes, se solicita imprimirlos y llevarlos a clase.

PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS

En el sector Cobranzas se dispone de los legajos de los clientes cuyas deudas vencen dentro de la próxima semana.  Cada legajo contiene el remito conformado por el cliente y la factura pendiente de cobro.

En el sector se controlan diariamente estos comprobantes y se confecciona un listado de cobranzas por duplicado que se entregará al cobrador con las facturas y remitos correspondientes.

El cobrador firma el duplicado del listado de cobranzas como constancia de haberlo recibido y lo entrega en cobranzas donde queda demorado.

El cobrador recibe los valores que le entrega el cliente y confecciona el recibo por cuadruplicado y entrega el original al cliente.  Al final del día se presenta en Tesorería donde entrega los valores recibidos, las copias de los recibos con las facturas y los remitos correspondientes a los cobros efectuados y el listado de cobranzas.

Tesorería controla el listado de cobranzas con los valores, los recibos, facturas y remitos.  Devuelve al cobrador el listado de cobranzas sellado y firmado y se guarda el cuadruplicado de los recibos.

El cobrador entrega en el sector Cobranzas el listado de cobranzas sellado y firmado, acompañado de los recibos duplicados y triplicados, y de las facturas y los remitos.

En Cobranzas se controla el duplicado de los recibos con el listado de cobranzas sellado por Tesorería y entrega al cobrador el recibo triplicado visado por el sector y el listado de cobranzas duplicado.  Archiva el listado de cobranzas.  Envía los recibos a Contaduría para su posterior registración, junto a los legajos con facturas y remitos para su archivo.

El cobrador destruye el listado de cobranzas duplicado y archiva los triplicados de recibos por orden correlativo.

Al finalizar el día, en Tesorería se confecciona una planilla de cada diaria por duplicado tomando como base los valores recibidos y los cuadruplicados de los recibos que luego archiva definitivamente como constancia de los valores recibidos.  Los valores son depositados en el banco con una boleta de depósito.  Cuando se recibe la copia de la boleta de depósito como constancia del depósito, se envía a Contaduría junto con la planilla de caja original y duplicado.

En Contaduría se recibe la planilla diaria de caja y la boleta de depósito y se controlan con el legajo y el recibo que estaban en espera.  Se firma la copia de la planilla diaria de caja y se devuelve a Tesorería donde se archiva definitivamente.

Se efectúa la registración contable en los subdiarios correspondientes y se archivan definitivamente los comprobantes.

PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO

El vendedor confecciona la Boleta de Venta al Contado – Nota de Venta – en original y tres copias.  Entrega el original y duplicado al cliente.  La última copia permanece adherida al talonario.

Una vez agrupada la mercadería la envía a Empaque junto con la segunda copia.

Empaque verifica y coteja la mercadería con el triplicado de la Nota de Venta que acompaña a ésta y la embala.  Separa todo a la espera de que sea retirado por el cliente.

El cliente paga en la caja.

Caja recibe el importe de la operación y estampa el sello ¨Pagado¨ en los dos ejemplares de la Nota de Venta.  Devuelve el original al cliente y retiene el duplicado archivándolo en forma transitoria.

El cliente toma la Nota de Venta sellada – original – y la presenta en Empaque.

Empaque verifica el original de la Nota de Venta que recibe del cliente con el triplicado que está con la mercadería.  La sella ¨Retirado¨ y pone en poder de éste la mercadería con el original de dicha Nota de Venta.  Archiva la copia mencionada en forma transitoria.

El cliente se lleva su mercadería con el original de la Nota de Venta.

Al terminar el día, Caja entrega a Contaduría el dinero cobrado y la documentación que había conservado.

Empaque entrega las copias archivadas provisoriamente, triplicados, a Contaduría.

Contaduría recibe los triplicados de la Nota de Venta que permanecían en Empaque, junto con el dinero y los duplicados de Caja.  Realiza la verificación de las mismas con el dinero.

Asienta las ventas y el dinero entrado.  Archiva una copia (los duplicados).  Entrega el dinero con la otra copia de la Nota de Venta (triplicados) a Tesorería, donde se guarda la misma.

SE PIDE: Confeccionar los cursogramas de ambos procesos.

Enunciados de Cursogramas

Se presentan a continuación tres enunciados referidos a Cursogramas que serán utilizados en el dictado de los temas prácticos correspondientes, se solicita imprimirlos y llevarlos a clase.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y RECEPCIÓN DE INSUMOS

Al detectarse una necesidad de compra de insumos el sector Almacenes confecciona y envía al Jefe de Compras original y copia de la Solicitud de Compras.

El Jefe de Compras revisa que contenga toda la información necesaria (especificación técnica del material solicitado, cantidad requerida, código del material, centro de costo asignable, fecha de entrega solicitada).  Firma la copia de la Solicitud de Compras y la reenvía a Almacenes.  Envia el original al Comprador.

Almacenes recibe del Jefe de Compras el duplicado de la Solicitud de Compras y la archiva en forma transitoria hasta recibir los insumos del proveedor.

El Comprador selecciona al proveedor y emite la Orden de Compra por cuadruplicado.  En la misma se detallan cantidades, precio unitario, condiciones de venta y plazos de entrega.  Luego envía el original al proveedor, el duplicado al sector de Almacenes, el triplicado a Cuentas a Pagar, archivando el cuadruplicado en forma definitiva junto con el original de la Solicitud de Compras.

Almacenes recibe el insumo del proveedor, revisa lo recibido contra lo solicitado (incluido en su copia de la Solicitud de Compras).  De no estar bien la cantidad y calidad del producto, es una variable no relevada.  De estar de acuerdo, emite el Comprobante de Recepción de materiales (donde figura el insumo y la cantidad que ingresó) en original y copia.  Envía el original a Cuentas a Pagar y archiva en forma definitiva el duplicado de la Recepción de Materiales junto con el duplicado de la Orden de Compra y el duplicado de la Solicitud de Compras.

El proceso en Cuentas a Pagar forma parte del procedimiento de pagos, siento una variable no relevada.

PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

Cuentas a Pagar recibe del proveedor original de la Factura por los insumos que vendió.  Rescata de su archivo el triplicado de la Orden de Compra y original del comprobante de Recepción de Materiales.  Revisa toda la información.  Emite por original y copia el formulario Orden de Pago.  En el mismo se detalla a quién se le paga, importes y retenciones tributarias de existir.  Confecciona el Cheque de pago.  Envía el original de la Orden de Pago más la Factura del proveedor, el triplicado de la Orden de Compra, el original del comprobante de Recepción de Materiales y el Cheque al Gerente Administrativo Financiero.  Archiva en forma definitiva el duplicado de la Orden de Pago.

El Gerente Administrativo Financiero revisa la información, firma el original de la Orden de Pago y el Cheque y envía todo el legajo al sector de Tesorería.

Tesorería, al recibir el legajo, lo archiva en forma transitoria hasta el día de pago.  Entrega el Cheque al proveedor y obtiene por el pago un Recibo del mismo.  Archiva toda la operación en un legajo en forma definitiva.

SE PIDE: Confeccionar los cursogramas de ambos procesos.