Podemos extraer de Papers de Sistemas y Métodos Administrativos, de Alberto R. Lardent, el siguiente texto:
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
Definimos a los sistemas
administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a
un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto
quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de
determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control de
producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos
de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control,
etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para
que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema
aparece siempre ese factor como común denominador que transforma la
individualidad de cada componente de tal modo que ya no tiene sentido sino
dentro de un conjunto.
Los profundos cambios
experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en
que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la
tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelación y
adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial
sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los
mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus objetivos.
La
empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J. D.: Sistemas y
Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág. 15): una, que podría llamarse
organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes
y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter
estático, dado que determina a través del organigrama y la definición de
tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué
movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás de la
realidad del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se
cubre a través de una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el
reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución
de los problemas dinámicos surgidos en la empresa.
Debemos dejar bien en
claro que el análisis de sistemas no debe encararse simplemente “como un medio
para establecer la mejor manera de hacer con una computadora lo que se está
haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de
sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna.
Tomo 1. Pág. 659). Por el contrario debe enfocarse como un proceso de detección
de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en un
modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág.
664):
”a) no deje de verse
algún aspecto importante;
b) se observen y
corrijan las deficiencias de los métodos en uso;
c) que el sistema de
información sea apto para adaptarse a los mejoramientos
futuros que puedan
introducirse en el proceso”.
Si bien nosotros
consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un “campo” de
actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros campos,
debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita
la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para
cumplir su propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser
clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Se definen a los procedimientos
administrativos o rutinas como la secuencia de operaciones de
oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en una
o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones
repetitivas.
Obsérvense los elementos
básicos de esta definición:
– Conjunto de
“operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un
orden secuencial invariable;
– Participación de varias
personas en una o más oficinas; o sea los procedimientos pueden abarcar más de
un sector de trabajo;
– Asegurar el manejo
uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de procedimientos cuando
se establece por escrito o por costumbre la secuencia de operaciones que es
necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con
frecuencia dentro de la organización.
Un procedimiento o rutina
define:
– Qué tarea debe ser realizada
por los distintos participantes;
– Quiénes son esos
participantes;
– Cuándo deben ser
realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el momento.
