Diseño de la Superestructura

Habiendo analizado los distintos puestos de trabajo, diseñados en términos de especialización, formalización, y capacitación y adoctrinamiento, el diseñador enfrenta dos preguntas obvias: ¿Cómo deben ser agrupadas en unidades estas posiciones? ¿Cuál debe ser et tamaño de las mismas?

1. Agrupamiento de unidades

El agrupamiento de unidades es un medio fundamental para coordinar el trabajo en la organización Puede ser visto como el proceso de sucesivas uniones y permite establecer el sistema de autoridad formal y construir la jerarquía de la organización.

Las posiciones individuales son agrupadas en grupos de primera clase o unidades, estas a su vez con agrupadas en unidades más grandes, hasta que toda la organización está contenida en el grupo final. El agrupamiento sucesivo en unidades permite la construcción de la superestructura de la organización, la cual es representada formalmente mediante el organigrama. Una vez que se han dividido las tareas por medio de la especialización del trabajo es necesario agrupar las diferentes posiciones para coordinar las tareas comunes. La base para agrupar los puestos de denomina departamentalización.

El agrupamiento de unidades es un medio fundamental para coordinar el trabajo en la organización. El agrupamiento puede tener 4 efectos importantes:

1. El agrupamiento establece un sistema de supervisión común entre posiciones y unidades. Una sola persona es nombrada a cargo de cada unidad y es responsable de todas sus acciones. Y es el encadenamiento de todos esos individuos en una superestructura lo que crea el sistema de autoridad formal. El agrupamiento de unidades es el parámetro de diseño por el que el mecanismo coordinador de la supervisión directa es construido dentro de la estructura.

2. El agrupamiento requiere típicamente que las posiciones y las unidades compartan recursos comunes; por ejemplo un presupuesto y muchas veces instalaciones y equipo común.

3. El agrupamiento crea medidas comunes de desempeño. Los costos de las actividades de los miembros o subunidades de una unidad pueden ser medidos en forma conjunta hasta el punto en que comparten recursos comunes. Las medidas de desempeño conjunto los animan más a coordinar sus actividades.

4. Finalmente, el agrupamiento alienta el ajuste mutuo. Para compartir recursos y para facilitar su supervisión directa los miembros de una unidad comparten a veces instalaciones comunes, siendo así  puestos en estrecha proximidad física. Esto, a su vez, alienta los frecuentes contactos informales entre ellos, lo que a su vez alienta la coordinación por ajuste mutuo.

Si bien el agrupamiento alienta la fuerte coordinación dentro de la unidad, crea problemas de coordinación entre unidades. El resultado es que cada unidad desarrolla una propensión a centrarse cada vez más estrechamente en sus propios problemas, separándose de los problemas del resto de la organización

Bases para el agrupamiento

La organización agrupa las posiciones en unidades y a éstas en unidades mayores conforme 6 (seis) bases que son las más comúnmente consideradas.

1. Por conocimiento y destreza;

Las posiciones son agrupadas de acuerdo con los conocimientos y destrezas especiales que sus miembros traen al cargo.

2. Por proceso de trabajo y función;

Las unidades pueden estar agrupadas de acuerdo con la actividad que desempeñan los trabajadores.

3. Por tiempo;

El agrupamiento puede realizarse teniendo en cuenta cuándo es hecho el trabajo.

4. Por producción;

Las unidades son formadas sobre la base de los productos que se hacen o de los servicios que se prestan.

5. Por clientes;

Los grupos se conforman teniendo en cuenta los diferentes tipos de clientes.

6. Por lugar;

Los grupos se conforman de acuerdo con los lugares geográficos en que opera la organización.

Criterios para el agrupamiento

Para comprender mejor las bases de agrupamiento que una organización aplicará, también hay que analizar los criterios para el agrupamiento de las unidades, que Mintzberg clasifica en 4 (cuatro):

1. Interdependencias en el flujo de trabajo

El agrupamiento de tareas operativas debe reflejar las interdependencias naturales de la corriente de trabajo.

2. Interdependencias en el proceso de trabajo

No solo debe considerarse la interdependencia de la corriente de trabajo, también debe tenerse en cuenta los distintos procesos usados en una corriente de trabajo; aún a expensas de la primera.

3. Interdependencias de escala

Las unidades deben alcanzar una economía de escala que garantice un funcionamiento eficiente.

4. Interdependencias de relaciones sociales  

Deben tenerse en cuenta las relaciones sociales de los trabajadores que conforman la unidad.

Mintzberg considera que a su vez, todas las bases para agrupamiento mencionadas pueden estar comprendidas en dos agrupamientos:

a) agrupamiento funcional:

Incluye las bases de conocimientos, habilidades, proceso o función de trabajo, refleja una gran preocupación por las interdependencias de los procesos y de escala (y quizás, en un segundo plano, por las interdependencias sociales), generalmente a expensas de las del flujo de trabajo. 

La estructura funcional carece de algún mecanismo incorporado para la coordinación del flujo de trabajo.

Las estructuras funcionales suelen ser la más burocráticas, sobre todo cuando el trabajo no requiere cualificación. 

b) agrupamiento de mercado:

Incluye las bases de producción, cliente y lugar. En general, la estructura de mercado es una estructura menos maquinal, menos capaz de hacer bien una tarea especializada o repetitiva. Pero puede hacer más tareas y cambiar tareas más fácilmente. Se utiliza para establecer unidades autocontenidas a fin de tratar con determinados flujos de trabajo. Lo idóneo es que estas unidades contengan  todas las interdependencias secuenciales y recíprocas de importancia, respetando únicamente las mancomunadas: cada unidad obtiene sus recursos de la estructura común, contribuyendo a su vez a esta por medio de sus beneficios.

El agrupamiento por tiempo puede incluirse en cualquiera de las dos anteriores.

Si bien no hay una respuesta definida, lo más común es que en el núcleo operativo el agrupamiento sea sobre las bases funcionales y a su vez, particularmente en las grandes organizaciones el agrupamiento sobre la base de mercado es más común en los niveles superiores de la línea media.

2. Tamaño de la unidad

El tamaño de la unidad refiere a la cantidad de puestos de trabajo contenidas en cada unidad, y cuál será el alcance del control que tendrán los mismos.

El análisis del tamaño que cada unidad alcance en una organización puede formularse desde dos perspectivas: a) ¿Cuántas personas tendrán que estar bajo el mando de cada directivo (supervisión directa)?; y b) ¿Qué forma tendrá de tener la superestructura: alta o ancha?

Con respecto al tamaño de la unidad en relación a los mecanismos de coordinación, se puede inferir que:

a) Cuanto mayor ser al uso de la normalización o estandarización como mecanismo de coordinación, mayor será el tamaño de la unidad.

b) Cuanto más se dependa de la adaptación mutua, como mecanismo de coordinación, menor será el tamaño de la unidad de trabajo.

Con respecto al tamaño de la unidad según las distintas partes de la organización, en términos generales se puede indicar:

• Son pocas las unidades funcionales que pueden agruparse en una unidad de orden superior, mientras que por norma general pueden agruparse de este modo muchas más unidades formadas a base del mercado.

• Las organizaciones con una gran proliferación de unidades de Tecnoestrutura y staff de apoyo deberían tener unidades más bien reducidas en la línea media.

Bibliografía:

Henry Mintzberg, Diseño de Organizaciones Eficientes, Editorial El Ateneo, Buenos Aires, 1992.
Enric Brull Alabart y María de los Ángeles Gil Estallo, artículo “Mintzberg: la estructuración de las organizaciones”, 2005. 
Juan Carlos Fresco, Organización y estructura para la pequeña y mediana empresa, Ediciones Macchi, Buenos Aires, 1993.