Diseño de Puestos

En el diseño de posiciones individuales los tres parámetros de diseño que se utilizan son: la especialización de la tarea, la formalización del comportamiento para llevarla a cabo, y la capacitación y adoctrinamiento requerido.

1. Especialización de la Tarea

La especialización de la tarea es un concepto basado en el principio de división del trabajo; su aplicación permite que un trabajador reduzca la cantidad de objetos y acciones que tiene que prestar atención, al momento de realizar una determinada tarea; reduciendo consecuentemente su esfuerzo y obteniendo una mayor productividad en el desarrollo de la misma.

La esencia de la especialización del trabajo es evitar que una labor completa sea realizada por un solo individuo. En este sentido, el trabajo se descompone en un cierto número de etapas, que son asignadas a distintas personas; quienes se especializan solo en la tarea (o etapa) asignada.

La especialización horizontal impacta en la realización de tareas simples y repetitivas, que facilita la normalización y/o estandarización del trabajo, permitiendo una mayor eficiencia laboral, facilitando el aprendizaje y adaptación del operario a la tarea. De esta manera, el trabajador cumple solamente sus funciones sin pensar en cómo o por qué; o sea que se separa la realización del trabajo respecto de su administración y control. La especialización vertical, es fruto de dicha diferenciación y separación.

Cuando se diseñan puestos de trabajo en una organización, se parte de la siguiente pregunta: ¿Cuántas funciones han de corresponder a un puesto determinado y qué grado de especialización ha de tener cada una de ellas?

La respuesta a este interrogante, refiere al número de funciones atribuibles a un determinado puesto y al control que el trabajador tiene sobre dichas funciones. Las tareas pueden especializarse en dos dimensiones:

a) Según la amplitud o alcance del puesto, es decir, cuantas tareas distintas contiene cada uno de ellos y qué amplitud o estrechez tienen dichas tareas.

En este sentido, una tarea puede tener:

Especialización horizontal: Una persona, hace una tarea.

Ampliación horizontal: Una persona, hace varias tareas.

b) Según la profundidad del puesto o el control que el trabajador posee sobre cada tarea que realiza.

En este caso, la tarea puede tener:

Especialización vertical: Una persona supervisa una tarea. Separándose la realización (ejecución) del trabajo de la administración y control del mismo.

Ampliación vertical: Una persona realiza y supervisa varias tareas. A medida que se amplía un puesto, se va ganando control sobre la actividad, sobre las decisiones asociadas y, a continuación, sobre los objetivos y criterios por los que se rigen estas decisiones.

En el siguiente cuadro se presenta la clasificación de las tareas dentro de una organización en función de la especialización vertical y horizontal:

		ESPECIALIZACION HORIZONTAL
		ALTA	BAJA
ESPECIALIZACION VERTICAL	ALTA	Tareas no especializadas (núcleo operativo y unidades de staff)	Ciertas tareas gerenciales de nivel inferior
	BAJA	Tareas profesionales (núcleo operativo y unidades de staff)	Todas las demás tareas gerenciales.

2. Formalización del comportamiento

La formalización del comportamiento representa la manera en que la organización proscribe la libertad de acción de sus miembros, esencialmente estandarizando los procesos de trabajo; esto permite reducir la variabilidad, volverlo predictivo a fin de controlarlo.

Este parámetro de diseño es usado cuando las tareas requieren coordinación precisa y predeterminada, también suele utilizarse para asegurar imparcialidad con los clientes o los empleados.

El comportamiento puede ser formalizado, según Mintzberg, en tres formas básicas:

Según el puesto. La organización atribuye al puesto una serie de características de comportamiento, y las documenta en la descripción formal del puesto de trabajo.

Según el flujo de trabajo. En lugar de vincular las características al puesto, se introducen en el mismo trabajo.

Según las reglas. La organización instaura una serie de reglas para todo tipo de situaciones, que recoge en manuales de procedimiento.

En cualquier caso, son idénticas las repercusiones sobre el individuo que realiza el trabajo: se ejerce un control sobre su comportamiento. Entonces dicho compartimiento es regulado, y el poder de cómo debe ser el trabajo pasa a la persona que diseña las especificaciones de cada labor, a menudo un analista de la tecnoestructura.

Si un puesto está muy formalizado entonces en el trabajo respectivo hay una cantidad mínima de libertad para lo que se hace, cuando se hace y como se hace.

Las estructuras que dependen de alguna forma de estandarización para la coordinación de sus actividades pueden ser definidas como burocráticas. Por el contrario, la organización que se caracteriza por la ausencia de estandarización es definida por Mintzberg como estructura orgánica.

3. Capacitación y Adoctrinamiento

¿Qué habilidades y conocimientos se necesitan para cada uno de los puestos?

El tercer aspecto del diseño de los puestos corresponde a las especificaciones de los requisitos para ocupar un puesto determinado; se refiere a la utilización de programas formales de instrucción para establecer y estandarizar en las personas los conocimientos y habilidades requeridas para el desempeño de determinados trabajos en el interior de las organizaciones.

La capacitación y el adoctrinamiento básicamente constituyen substitutos para lograr la estandarización del comportamiento. En uno, los estándares se aprenden como las habilidades, en el otro son impuestos en el trabajo como reglas.

En general, las organizaciones suelen especificar qué conocimientos y destrezas deben tener los que ocupan los cargos y luego establecer procedimientos de reclutamiento para seleccionar postulantes según los términos de esos requerimientos. Alternativamente pueden establecer sus propios programas para desarrollar a los empleados que contrata.

La capacitación se hace, por regla general, fuera de las organizaciones, a menudo en la Universidad y escuelas de formación profesional. Además, es necesario añadir habilidades y conocimientos concretos que se adquieren con algún tipo de aprendizaje práctico previo a la incorporación al puesto de trabajo.

En el adoctrinamiento se adquieren las normas de la organización. Es la etiqueta que se utiliza para identificar el parámetro de diseño mediante el cual la organización, para su propio beneficio, socializa formalmente a sus individuos. Está relacionado con la cultura organizacional, con la fijación los valores.

Bibliografía:

Henry Mintzberg, Diseño de Organizaciones Eficientes, Editorial El Ateneo, Buenos Aires, 1992.

Enric Brull Alabart y María de los Ángeles Gil Estallo, artículo “Mintzberg: la estructuración de las organizaciones”, 2005.