Breves conceptos de Sistema de Información

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una organización.

Otra definición nos dice que: "Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones." (Raúl Saroka)

Un Sistema de Información no requiere necesariamente el uso de la tecnología de computación.

A modo de resumen, podemos decir que un Sistema de Información es el conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o información en una organización.

Elementos de los Sistemas de Información

Los elementos que se encuentran en un sistema de información son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

• Los datos que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él Sistema de información para generar como resultado la información que se desea.
• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
• Los recursos materiales necesarios para que el Sistema de Información pueda operar, en particular el equipo de computación, es decir, el hardware constituido por las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
• Los programas que son procesados en los equipos de computación y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen información que se espera para el desarrollo de las actividades operacionales y directivas de la organización.

Actividades básicas de un Sistema de Información

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de Información

La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información.

Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos en forma automática (interfase).

Almacenamiento de información

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recuperar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

Procesamiento de Información

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, o la realización de otras actividades.

Salida de Información

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior para su utilización, transmisión o exhibición.

Objetivos del Sistema de Información

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que esté disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes puedan ejercer su función: planificando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos puestos a su disposición para el cumplimiento de los objetivos organizacionales, y brindarle información para la toma de decisiones necesarias para su logro.

Clasificación de los Sistemas de Información

Las distintas clases de sistemas de información surgen de la satisfacción de diferentes necesidades. Si el sistema de información satisface los requerimientos del sistema-organización, las distintas clases de subsistemas de información habrán de responder a las necesidades de distintos subsistemas de la organización.

Así pueden clasificarse en:

• Sistemas Administrativos y/o Transaccionales (Contabilidad, Facturación, Inventarios, Ventas, Proveedores, Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja, Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras, Planeamiento y Control de la Producción, etc.)

• Sistemas Apoyo a la toma de Decisiones

• Sistemas de Planeamiento y Control de Gestión