Comunicación Organizacional

La comunicación ha dejado de ser únicamente un intercambio de información para convertirse en una compleja red de sistemas que impulsa el desarrollo de una sociedad. La comunicación pone en movimiento a todas las estructuras sociales y las dota de cohesión, dándole solidez y permanencia en su desarrollo.

En este sentido, en las organizaciones la comunicación es la facultad para poder coordinar los esfuerzos personales de todos los individuos que la componen, en la utilización de los elementos y recursos disponibles, para la obtención y logro de los objetivos previstos.

Podemos definir a la Comunicación organizacional, “como el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre ésta y su medio”; a su vez es el conjunto de técnicas y actividades interdependientes que facilitan el proceso de comunicación entre sus miembros y entre la organización y su entorno.

En una organización existe la comunicación formal e informal.

• La comunicación formal se debe entender como aquella que se deriva de los sistemas estructurales de la organización y que responde a los niveles jerárquicos para la realización de los objetivos.

• La comunicación informal se considera como todo aquella comunicación no oficial que se da entre los miembros de una organización y que se rige por sistemas de lenguaje particulares creados al interior de los diferentes grupos.

La comunicación formal

La comunicación es un proceso y conforma un sistema que mantiene unida a la organización, ya que proporciona los medios para transmitir información valiosa para las actividades combinadas y la obtención de las metas propuestas. Como dijimos precedentemente gran parte de esta información se desarrolla a lo largo de líneas formales, en tanto que la restante se transmite por líneas informales.

Por lo tanto: la comunicación organizacional es instaurada y de esa manera formalizada por parte de las organizaciones, formando parte de su cultura y regida por sus propias normas de creación.

“Los procesos de comunicación permiten a la organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema.” (Katz y Khan).

La comunicación es además un instrumento de cambio ya que permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional.

Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organización y que la participación reciba el adecuado reconocimiento, de este modo la comunicación al incrementar la posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal. Todo ello contribuirá a una mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto ofrecido en la organización, así que en la búsqueda de la Calidad Total aparece como elemento fundamental de partida: la comunicación. 

La buena gestión de una comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización.

La comunicación efectiva entre los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización, la comunicación debe fluir en todos los sentidos:

* Comunicación descendente:

Los gerentes y supervisores deben asegurarse que los empleados que les reportan cuenten con la información necesaria para hacer su trabajo de forma efectiva. Los mensajes que circulan de arriba abajo se refieren casi siempre a pedidos de información de rutina, también puede tratarse de ordenes instrucciones o decisiones especificas relativas a acciones a encarar, medidas de organización o medidas personales

La comunicación descendente se caracteriza por poseer un contenido demasiado específico, transmite mensajes predominantemente relacionados con la ejecución y valoración de la tarea, órdenes y especificaciones de trabajo relacionadas con las funciones a realizar, los objetivos a alcanzar, las líneas de acción que conviene respetar, el nivel de cumplimiento de la tarea.

Esta comunicación da prioridad a los intereses de la organización y descuidando su carácter social e integrador: A su vez dichos mensajes pueden ser ambiguos, imprecisos y/o contradictorios entre sí, con la problemática que los mismos conllevan.

* Comunicación ascendente:

Los gerentes deben asegurarse que los empleados cuenten con los mecanismos y se vean obligados a mantenerlos informados acerca de los asuntos organizacionales y de negocios.

Los mensajes que circulan de abajo a arriba se refieren a las informaciones de rutina necesarias para el trabajo en los diferentes niveles de la empresa. Este tipo de comunicación es de vital importancia en las organizaciones.

La comunicación ascendente se convierte en una herramienta que proporciona una retroalimentación importante sobre la efectividad de las comunicaciones descendentes y sobre los problemas de la organización.

La organización debe facilitar la comunicación ascendente y motivar su utilización.

Su funcionamiento hace que los empleados perciban un real interés de los superiores hacia ellos, disminuyendo las presiones de trabajo y la tensión de las relaciones interpersonales.

* Comunicación horizontal: 

Este tipo de comunicación fluye entre los miembros de la organización que se encuentran en el mismo nivel de jerarquía.

La comunicación horizontal tiene diversas funciones importantes: permite compartir información, coordinar y resolver problemas entre las unidades, ayuda a resolver conflictos, permite la relación entre iguales, proporciona apoyo social y emocional en las personas y todos estos factores contribuyen a lograr una mejora en la calidad de vida laboral.

Comunicación informal

El desarrollo de la comunicación informal está basada en la espontaneidad de las relaciones sociales de los trabajadores de una organización y no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los mismos y el desarrollo del afecto o amistad entre las personas.

La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como se emplee.

De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado, aportando beneficios a las personas implicadas en las labores y por eso son útiles para la organización. Este tipo de comunicación ayuda generar y fortalecer la cultura de la organización, o como medio para aclarar comunicaciones formales ambiguas o deficientes.

De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, por el contrario perjudica a las personas y a la organización. Esto da lugar a un conocimiento erróneo sobre temas que afectan a la organización o sobre incidencias personales de sus miembros, alentando la disgregación de los esfuerzos comunes.