lunes, 25 de mayo de 2020
viernes, 22 de mayo de 2020
Relación entre Estructura y Sistemas
En general, solemos definir a una organización exitosa como aquella cuyo
funcionamiento económico le permita obtener resultados o beneficios
sustentables, esto le permitirá sobrevivir primero y luego crecer con el
transcurso del tiempo. Para poder lograrlo deberá contar con los siguientes
elementos:
Un “producto” o “Servicio”,
entendiéndose por tal a la actividad principal a que se dedique esa
Organización; que pueda ser colocado en Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos
productos o servicios, Una “tecnología”
utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el mercado,
Una “estructura financiera” o sea el
Capital disponible necesario para acceder a la tecnología que le permita
producir eficientemente.
Pero todo esto, por sí solo no
alcanza, todos estos factores (producto, mercado, tecnología y capital) debe
estar unido a una “dirección” activa
y dinámica que establezca objetivos, estrategias y controle su cumplimiento.
Los sistemas administrativos,
serán el vehículo por el cual se pueda concretar los logros de la organización, ya que todos
los elementos antes mencionados son determinantes, pero para lograrlo en forma
efectiva, la generación de bienes, la búsqueda de un mercado, la definición de
la tecnología que se utilizará en ese proceso productivo y la eficiente
utilización de los recursos financieros, será el resultado de una gran cantidad
de decisiones y operaciones menores, las que deben desarrollarse en forma eficientemente, para que
sumadas den los resultados esperados. Esas múltiples operaciones deben ser
llevadas a cabo empleando una estructura administrativa adecuada.
Es a través de un sistema
administrativo adecuado se ejecutarán las decisiones de detalle
correspondiente a: el movimiento y custodia del dinero y las mercaderías; al
producto, para que este sea fabricado y esté disponible para el cliente en la
calidad, tiempo y condiciones requeridas; al manejo del personal de la empresa;
al registro y control de los bienes, etc. Sin embargo esta adecuada
organización administrativa por sí sola no asegura el éxito de la organización,
ya que ella no puede generar los productos, ni el capital necesario o el
mercado; pero la falta de un sistema
administrativo eficiente, puede acabar con la mejor combinación de
factores.
En el desarrollo de esa organización, una buena y eficiente Dirección,
encarará los problemas que se le presentan y los irá solucionando, con buenos
productos, tecnología y capital, haciendo productiva y eficiente a su organización.
Pero cuando los problemas a solucionar son de índole administrativa, existen
dos factores que comprometen la labor directiva, colocándola en una situación
delicada:
1) Un factor de especialización. Por formación, extracción y convicción
los dirigentes de empresas le asignan prioridad a los temas o áreas que generan
beneficios en forma directa: Producción, Comercialización y el área Financiera.
Sin embargo la Administración, desde su punto de vista, es un sector
improductivo y lo suficientemente complicado como para asignarle preferente
atención.
2) Un factor de complejidad: porque que la eficiencia en los sistemas
administrativos se logra por la suma de una gran cantidad de operaciones, en
otras palabras para que sistema administrativo sea eficiente, cada una de esas
partes debe serlo. Generalmente un problema surgido en el área administrativa,
requiere un largo y difícil trabajo de introducción de cambios implementación
de sugerencias y modificaciones en los procedimientos, tratando de vencer
resistencias inconscientes o interesadas, para su solución. Siendo este proceso
mucho más difícil y de resultados más inciertos que logro de éxitos en las
otras áreas consideradas, (Producción, Comercialización, etc.), donde el
resultado exitoso se basa en el grado de creatividad con el que hayan sido
concebidos los proyectos y en la correcta implantación de grandes normas o
políticas. Es por ello que la Dirección tiende a no ver, o a no asignar la
debida importancia a estos problemas de hacer eficientes los sistemas
administrativos de sus organizaciones.
Siguiendo al autor Fernando Magdalena (1995), existen dos tipos de
análisis para este tipo de problemas administrativos:
a) En el “Análisis
Estructural” la unidad de estudio es el “Departamento, sección, división, gerencia”
en particular, o sea la unidad de organización a la que se asigna un conjunto
equilibrado de funciones que ocupen todo su tiempo disponible, le permita
cubrir sin sobrecargas las tareas asignadas aprovechando de la mejor manera
posible las ventajas de la especialización. Completado este análisis se obtiene
como producto un gráfico que vincula a todos los integrantes de la
organización, (“Organigrama”); y un manual que describe lo que cada uno
debe realizar en ella, denominado “Manual de organización”.
b) En el “Análisis de Sistemas”, la unidad básica de análisis es la “tarea o
conjunto de tareas” que conforman un circuito o rutina. Se enfoca no ya a un
departamento en particular, sino la atención se centra en un grupo de tareas
homogéneas y repetitivas, examinando la actuación que le cabe a cada sector en
los procesos que hacen a la consecución integral de la tarea o proceso. Se
pretende poner de manifiesto la continuidad en la participación de cada sector,
independientemente del nivel jerárquico de las unidades de organización
establecidos por el análisis estructural. El producto obtenido es un gráfico
que representa el fluir de la información por los diversos sectores, en
relación a un tipo de tarea repetitiva, (“Cursograma”); y un “Manual de
Procedimientos” que describen cómo y cuándo cada uno de los sectores
intervinientes debe ejecutar las tareas o labores que en su conjunto hacen al
circuito o proceso bajo análisis.
Por lo tanto, el Sistema
Administrativo de una organización constituye el medio a través del cual
las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores
de la misma, se concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven
casos individuales y que a través de la conformación de rutinas de trabajo van
configurando la actividad administrativa total de la Organización. Es a través
del Sistema Administrativo que se
trasmiten, registran y conservan los soportes de información mediante los
cuales se comunican documentadamente las decisiones que impulsan los actos
físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); además se lo utiliza para
recoger los datos de las fuentes productoras de los mismos, elaborarlos y
retransmitirlos a los centros de decisión, para que tengan conocimiento de los
resultados de la ejecución de sus órdenes, cerrando de esta manera el circuito
de retorno, conocido como proceso de control.
Entradas relacionadas:
Huellas: Home Office o Jail Office - artículo de Maple Leaf
Hoy presentamos un artículo del Lic. Pablo Berman, Director
Regional de MAPLE LEAF Human Resources and Management (www.maplehr.com), sobre los trastornos que está trayendo el
trabajo en casa o Home Office en los distintos profesionales que están desarrollando
esa modalidad de trabajo.
Leemos en el artículo:
Como manejar la ansiedad en tiempos de Jail Office
Cuando algunos profesionales comparan el modo de
trabajar actual como home office, debo discrepar, ya que en vez home office
(oficina en el hogar), la mayoría de los profesionales sienten al mismo como
jail office (oficina cárcel), prevaleciendo en ellos un sentimiento donde
reconocen el agotamiento, pero que no pueden “escapar” del círculo de elevada
presión, ansiedad y stress que atraviesan.
A través de nuestros contactos como lecturas
profesionales, hemos apreciado una o varias de las siguientes características
que predominan en varios profesionales:
- Aumento elevado de su carga laboral habitual.
- Los descansos son de menor duración que los habituales en la oficina o, directamente, no existen.
- Demanda de sus superiores mayor que en un periodo normal (demanda que trasladan su propia ansiedad emanada por sus superiores, como un efecto cascada).
- Incertidumbre sobre el retorno a la oficina y, por ende, temor sobre la estabilidad laboral futura.
- Conversaciones fuera del horario habitual, o incluso durante la noche o el mismo fin de semana.
- Problemas de salud físicos (dolores de espalda, cefaleas, alteraciones en el sueño, etc.)
- Alteraciones en la alimentación con sus consecuencias digestivas.
- Falta de diferenciación entre su vida personal y laboral (principalmente en aquellas personas con niños o personas mayores a cuidar).
- Aumento de la irritabilidad e irascibilidad con quienes interactúa laboral como en su vida familiar.
- Mayor consumo de alcohol, tabaco u otras drogas.
No es propósito de esta nota únicamente mencionar
los problemas; lo que se busca en el mismo es sugerir soluciones ante un mundo
diferente al que transitábamos apenas seis meses atrás y que debemos tratar de
sobrellevarlo.
ESTABLEZCA Y MANTENGA SU RUTINA
Prepárese –Cuide
su higiene personal y presencia, vístase como lo haría para ir a su trabajo
normalmente, coma el mismo desayuno que come habitualmente. Es importante
sostener su rutina habitual.
Establezca rutinas pre y post trabajo –El tránsito de su casa al trabajo es un
amortiguador que le facilita prepararse para este último. Por esto es
aconsejable que genere rutinas que amortigüen su vida familiar y laboral.
Escuchar la radio, música, tomar un café, son algunas alternativas antes de
empezar su jornada laboral
Al final de su trabajo, genere un proceso que medie
entre éste y su vida laboral, aunque se halle entre su espacio y el resto de su
familia a pocos pasos.
Seleccione su lugar físico de trabajo –Establezca un lugar específico y absolutamente fijo
(puede ser desde una habitación hasta la esquina de una mesa en su comedor)
para que usted fije mentalmente su territorio laboral. Lo importante es
reforzar los límites entre su trabajo y su vida personal.
Replique su horario laboral –Acomode su horario al que habitualmente lleva en la
oficina. Psicólogos americanos afirman que «Lo habitual que usted haga y le
permita sentirse normal, siga haciéndolo, le será de utilidad”.
Descanse y Almuerce –Establezca momentos donde pueda descansar sus ojos
de las pantallas, camine, aunque sea unos metros por su casa o incluso
prepararse un café. Cuando es su almuerzo, descanse su vista y coma tranquilo
(si es preciso, coloque su teléfono celular en modo avión para no recibir
llamadas).
Administre su tiempo –Fije metas razonables todos los días, y haga un
cronograma lógico. Acepte que usted tiene un límite diario para poder trabajar.
Si piensa que debe hacer un trabajo extra, evalué objetivamente si puede el
mismo esperar un día. Fije prioridades para el trabajo y de ser necesario acuérdelas
con su superior o resto del equipo de trabajo.
Asuma la existencia de dificultades –Hay días que serán mejores que otros. Pero cuando
hay inconvenientes haga un examen si el mismo puede ser encarado al día
siguiente, como si fuera un día habitual en su oficina.
CONÉCTESE
Fomente la comunicación no verbal –Con superiores, pares, personal a cargo y
proveedores como clientes, trate que haya reuniones para contactarse a través
del teléfono o por video conferencia; tener una visión integral donde pueda
apreciar su lenguaje corporal, su entonación o incluso risas… es humanizar la
comunicación.
No se ajuste a lo laboral –Cuando usted trabaja con sus pares suele hablar de
determinados temas ajenos al trabajo (deportes, programas de televisión, etc.).
No dude de intercalar alguna observación ocasionalmente, como lo haría en una
reunión habitual.
Comente abiertamente éxitos como inquietudes –Si algo le sale bien compártalo con sus compañeros
y, cuando tenga alguna duda o inquietud, expréselo y pida ayuda (usted
trabajará solo, pero no está aislado)
CUÍDESE
Socialice –Comuníquese
de forma frecuente con las personas con quienes trabaja fuera de trabajo (un
happy hour virtual), familiares y amigos.
Descanse su vista –Continuamente apegarse a la pantalla de un
computador, celular o una tableta pueden producir una fatiga visual, que puede
promover jaquecas o migrañas, así como dificultades para concentrarse.
No altere su ritmo alimenticio –Cuide sus horarios habituales de almuerzo y cena.
No diga que la culpa es de la cuarentena… esta es su responsabilidad.
No altere su ritmo de sueño –La higiene y salud tiene que ver con un ritmo de
descanso sano y proactivo. Dormir poco es un excelente generador de agotamiento
mental.
Reconozca si precisa ayuda –Consultre con un profesional de la salud si percibe
que el stress interfiere con sus actividades y sus relaciones. ¡Usted no es
perfecto!
Espero haber sido de utilidad y recuerde algo:
usted debe controlar la situación, porque al revés el desenlace no suele ser
satisfactorio.
Fuentes de información: Health Canada, CDC y NHS-UK
Páginas consultadas:
miércoles, 20 de mayo de 2020
martes, 19 de mayo de 2020
lunes, 18 de mayo de 2020
Huellas: El impacto de la pandemia en personas y organizaciones
Esta publicación es un
artículo de BAE Negocios, sobre la problemática que viven las personas y como
impactan en las organizaciones el cambio que viene desarrollándose a partir de
la pandemia que nos toca vivir.
Leemos en el artículo:
Cómo impacta en personas y
organizaciones este cambio abrupto y no planificado
Gestionar la virtualidad, el nuevo
desafío de líderes y empresas. Solo un líder resiliente será capaz de afrontar
este trance
Por Juan Pablo Sanguinetti
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