Actividades relacionadas con la estructura
En un sentido formal la estructura se encuentra definida por los estatutos de la organización, reglas, procedimientos, descripciones de puestos, posiciones y funciones. También se vincula con esquemas de autoridad, comunicación y flujo de trabajo, así como con las relaciones que rebasan los límites impuestos por esta estructura formal.
Los Manuales de Organización son uno de los instrumentos administrativos que describen la organización formal. En ellos se detallan los puestos y su ubicación relativa en la estructura jerárquica general; de cada puesto se describen: sus objetivos; sus funciones; su autoridad y responsabilidad; su dependencia jerárquica; sus posibilidades de delegación; la información que debe generar tanto para su uso directo como para su integración en el sistema de información de la organización; las relaciones tanto internas como externas; el régimen de autorizaciones que rige para adoptar decisiones como para firmar documentos. En los manuales se incluye total o parcialmente un organigrama, que es la representación gráfica de la estructura formal de la organización.
Dentro de este marco conceptual existe una distinción, ya sea que las actividades del estudio de sistemas se vuelquen hacia un estudio estructural o hacia un estudio funcional de la organización:
Estudio estructural: se enfoca sobre las relaciones de la estructura jerárquica, el esquema político y la incidencia de los aspectos informales de la organización. Al trabajar sobre esta orientación podrá: aconsejar la modificación o redefinición del diseño estructural adoptado, proponiendo alguna otra configuración; modificar el régimen de delegación y de autorizaciones; suprimir, cambiar o agregar sectores reordenando total o parcialmente la estructura vigente.
Estudio funcional: sobre la base de las áreas fijadas en la estructura organizativa pueden establecerse las misiones y funciones respectivas. Sobre ellas, el estudio de sistemas puede: aconsejar redefinir parcial o totalmente las funciones de un puesto individual o de todos los puestos de la organización; determinar los recursos necesarios para ejercer esas funciones; establecer las interrelaciones de cada puesto en función a la asignación de funciones; describir las tareas de cada función.
Actividades relacionadas con los procedimientos y las decisiones
Los procedimientos o rutinas son el conjunto de actividades que responden a una operatoria específica -proceso de negocio- y que atraviesan la organización relacionando distintos puestos y sectores en una secuencia eslabonada de tareas. Básicamente, un procedimiento o rutina implica considerar (IRAM 34551, 1986):
Tareas y operaciones a realizar por cada área, sector o posición de trabajo de la organización con determinación de los cursos a seguir ante cada situación prevista.
Datos a destacar y documentos utilizados determinando: totalidad de datos a contener; quién los emite y quién los recibe; qué actividad se realiza sobre aquéllos y en qué momento.
Almacenamiento de datos y archivos de documentos considerando su utilización posterior por el mismo sector o por otro.
Controles tanto sobre las operaciones como sobre el patrimonio.
Usualmente, todos estos elementos se reúnen en los Manuales de Procedimientos. En éstos, y para cada procedimiento en particular, se encuentra definido: qué sector o sectores son los responsables; cuándo y en qué circunstancias deben ser empleados; qué tareas y decisiones involucra. En este último caso se debe definir:
– Descripción completa de cada tarea a realizar ante cada circunstancia definida.
– Momento de realización de cada tarea.
– Responsable de su realización.
– Información necesaria para efectuar la tarea, e información generada por ella.
– Medios a utilizar: equipos; formularios; documentos.
– Decisiones a tomar y controles a efectuar.
Con relación al flujo de información los manuales de procedimientos deben contener:
– Documentos y formularios; informes de salidas; tablas de datos.
– Momento en que deben emitirse o recibirse.
– Responsables de su emisión o recepción.
– Cantidad de copias y destino, y proceso a darle a cada una.
– Instrucciones de volcado de datos.
En relación con el almacenamiento y archivo deben contener:
– Información y datos a almacenar.
– Documentos a archivar: tiempo; características del archivo.
– Utilización posterior de información almacenada y de documentos archivados.
– Responsables de la custodia y del mantenimiento.
– Determinación de quiénes tienen acceso a ellos.
Los manuales de procedimientos también pueden contener cursogramas administrativos.
Un estudio de sistemas sobre un procedimiento administrativo busca obtener el máximo de eficiencia en estas operaciones, dada la frecuencia con que se repiten, el volumen de datos generados y la importancia posterior que tienen los resultados del procesamiento de esos datos. En este tipo de actividades el estudio de sistemas sigue estrictas pautas de economicidad y de control interno, aspectos que se verán en otra sección.
Con relación a las decisiones, algunas organizaciones cuentan con Manuales de Políticas que describen detalladamente las pautas que deben seguir los administradores en la toma de decisiones. Dentro de sus actividades, el estudio de sistemas busca que como consecuencia del procesamiento de las transacciones se genere el flujo de información necesario para cada centro decisorio, así como establecer la forma, el contenido y el detalle de la información de acuerdo con las características de cada proceso de toma de decisiones.
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