Manuales Administrativos

1.    Introducción

En el desarrollo de todo organismo social, y las organizaciones lo son, hay una etapa necesaria para su crecimiento que es la conformación de sus instituciones, la formalización de sus relaciones y la institucionalización de su funcionamiento, a partir del dictado de normas y leyes que regirán su comportamiento. En las organizaciones este proceso se realiza mediante la racionalización, ordenamiento y documentación de los distintos procedimientos operacionales y administrativos; que les ha permitido, entre otros factores, alcanzar un mayor grado productividad, y obtener sus objetivos organizaciones con mayor eficiencia y eficacia. Este proceso de formalización, presente en todo desarrollo organizacional, es condición indispensable para su crecimiento.

En este sentido, los administradores se han planteado: ¿cuál es el grado de formalización requerido para alcanzar efectividad y eficiencia organizacional?

Una de las herramientas que las organizaciones utilizan para formalizar su comportamiento es el uso de Manuales Administrativos, que les permita conocer los objetivos, políticas, estructura y funciones, sistemas y procedimientos para la consecución de sus objetivos.

En la actualidad, la utilización de esta herramienta se ha revitalizado a partir de a necesidad de contar, muchas organizaciones comerciales, con una la certificación de calidad a nivel internacional para sus procesos productivos o sus productos, a fin de mantener y/o desarrollar nuevos mercados.

2.    Concepto

De acuerdo a la definición de la Real Academia Española, el manual (Del lat. manuālis) es el libro en que se compendia lo más sustancial de una materia. Entonces los manuales administrativos son el conjunto de documentos, bajo la forma de libro, que contiene ordenada y sistémicamente toda la información referente al objetivo, políticas, estructura, funciones y procedimientos de una organización, constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo de la gestión de la organización.

Otra definición, nos dice: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

“Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. (…) Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas. “(Lardent, 1993)

Aquellas organizaciones que no utilizan manuales, formalizan el comportamiento a partir de la emisión de comunicaciones, instrucciones o comunicados internos. Los mismos al no encontrarse dentro de un cuerpo orgánico pueden contradecir resoluciones tomadas con anterioridad, dejar vacios normativos, entre otros, y sobre todo dificultar el conocimiento de la totalidad de disposiciones que rige la vida de la organización.

El desarrollo e implementación de manuales administrativos permite constituir un sistema administrativo confiable, coherente y acorde con el propósito que requiere toda organización moderna.

3.    Ventajas en el uso de Manuales Administrativos

Cuando una organización cuenta con manuales administrativos, obtiene las siguientes ventajas:

1.    Permite institucionalizar los objetivos de la organización.

2.    Formaliza la estructura, las políticas, y las normas y procedimientos de la organización, que pasan a ser de conocimiento obligatorio por parte de todos los integrantes de la organización.

3.  Formaliza el funcionamiento de la organización en su conjunto; eliminando o reduciendo la improvisación en el desarrollo de las tareas, evitando discusiones innecesarias provocados conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones dentro de la organización.

4. Aumenta la calidad, rapidez y seguridad en la toma de decisiones, eliminando los errores y las falsas interpretaciones.

5.   Aumenta la eficacia del control en lo que respecta a las distintas prácticas laborales, ya sea éste operativo o administrativo.

6.  Permite una comunicación eficiente al uniformar el lenguaje, los criterios y la terminología dentro de la organización.

7.  Contribuye a mejorar la eficiencia operacional, al permitir el ahorro de  tiempos y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando duplicación procesos y repetición de instrucciones. Lo que implica un mejor aprovechamiento tanto del capital como de los recursos humanos y materiales.

8. Mejora el comportamiento organizacional de los empleados en la organización, al permitir que el personal clarifique sus expectativas acerca de su trabajo, lo que aumenta su disposición para asumir sus responsabilidades.

9.    Permiten la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas que rigen a la organización. En este sentido, los manuales se convierten en una fuente permanente de información respecto a la forma en que se ejecutaron y realizaron las tareas, en la organización, a través del tiempo.

10.  Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

11. Por último, sistematiza una metodología para la aprobación de modificaciones en la estructura y en los procedimientos de una organización, como así también su publicación, vigencia y alcance de las mismas.

4.    Desventajas en el uso de Manuales Administrativos

La utilización de Manuales Administrativos presenta los siguientes inconvenientes:

1.     Si el mismo no se ajusta a la necesidad y realidad de la organización, su aplicación produce serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. Así, el uso indebido y la deficiencia en su elaboración puede contribuir a “burocratizar” las tareas operativas, restándole eficiencia a las operaciones.

2.     Los manuales deben ser actualizados periódicamente para evitar que pierdan efectividad.

3.     Su lenguaje y desarrollo debe ser comprendido por todos los individuos de la organización, y en especial a los destinatarios del mismo.

4.     Respecto de su contenido, si los mismos son muy sintéticos carecen de utilidad práctica, por el contrario si son excesivamente detallados se vuelven engorrosos y complicados en su utilización.

5.     Los manuales suelen incluir solo aspectos formales de la organización, dejando de lado aquellos aspectos informales que pueden afectar el desarrollo de las operaciones descriptas.

6.     El proceso de elaboración y actualización de los manuales tiene un costo, que suele ser elevado y generalmente las empresas no cuentan con los recursos suficientes para invertir en su implementación.

5.    Clasificación de Manuales Administrativos

Existen distintos tipos de manuales, ya que los mismos surgen de las necesidades y características de cada organización, sea esta pública o privada; y a su vez los mismos pueden abarcar totalidad de la misma, una dirección, una gerencia, un área o departamento, una oficina o sección.

De acuerdo al a clasificación realizada por Saroka y Gaitan, los manuales administrativos pueden clasificarse en:

A.- Manual de Organización o Manual de Funciones.

B.- Manual de Políticas.

C.- Manual de procedimientos y normas.

D.- Manual del especialista.

E.- Manual del empleado.

F.-  Manual de Propósito múltiple. 

El manual de organización o manual de funciones describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones

El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

6.    Partes Componentes de un Manual

El manual, preparado adecuadamente, debe ofrecer la  información completa sobre los asuntos por los cuales nació la necesidad de su elaboración. En este sentido, un manual administrativo deberá contar con las siguientes partes o secciones:

• Carátula o Portada,

Es la cubierta exterior del manual, allí consta el nombre y tipo del manual, su sigla, el responsable de su aplicación, el lugar y la fecha de edición del mismo y su vigencia.

• Presentación,

En la misma se desarrollará una explicación clara concisa de los objetivos del manual, puede incluir una carta de recomendación de la más alta autoridad de la organización.

• Índice General,

En el mismo se detallarán los títulos y subtítulos, los que pueden estar divididos en capítulos, que conforman el manual y el número de página donde está editado, el mismo seguirá un ordenamiento numérico en función de la estructuración del documento.

Generalmente, los índices del tipo temático son optativos y se presentan al final del manual.

• Cuerpo principal.

Contiene todos aquellos elementos que conforman el manual propiamente dicho; serán objeto de consulta y análisis por parte de los integrantes de la organización.

Esta sección pueden incluir los siguientes apartados:

o    Introducción: En esta sección se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.

o   Objetivos: En el mismo se detallará el propósito que se pretende lograr con la implementación del manual

o    Alcance: En este apartado se incluirán los sectores que se encuentran alcanzados por la aplicación del manual.

o   Instrucciones para el uso del manual: En el acápite se explicará el modo de utilización del manual, la forma de ubicar los temas y de realizar las consultas.

o  Desarrollo: Aquí se plasmará el manual propiamente dicho. Se encontrarán en cada uno de sus capítulos: las funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. de la organización, dependiendo del tipo de manual de que se trate.

7.    Elaboración de un Manual

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, dentro de la organización,  que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información dentro de ella. En este sentido, la tarea de elaborar manuales presupone la exigencia de mantener informado a todos los miembros de la organización, como así también ser un valioso instrumento para el desarrollo organizacional, la toma de decisiones y la obtención de las metas o logros de la organización.

La utilización de manuales hace evidente la necesidad de contar dentro de la empresa con un área especializada en el desarrollo de estas herramientas; que permita contar con un programa de revisión constante de los mismos, a fin de analizar, evaluar y corregir las desviaciones. En caso contrario, la organización puede recurrir a los servicios de una consultoría externa.

8.    El Manual como medio de comunicación

El hecho de utilizar manuales permite mantener informado al personal del funcionamiento administrativo de la organización, mediante la explicitación escrita y permanente de la estructura, procedimientos y políticas; y de su correspondiente  actualización.

En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, tiene como propósito apoyar el funcionamiento administrativo de la organización.

El desarrollo y avance tecnológico ha permitido a algunas organizaciones implementar una red privada de internet, denominada intranet, con el fin de compartir entre todos los miembros de la organización parte de sus sistemas de información y de sus sistemas operacionales. Como simple explicación podemos decir que la intranet es el lugar común donde poner toda la información que pueda necesitar cualquier integrante de la organización, para la realización de sus funciones. En este sentido, la utilización de intranet ha permitido la inclusión en la misma de alguno de los manuales descriptos en este trabajo.

 Bibliografía utilizada

·        Técnicas de organización, sistemas y métodos. Alberto R. Lardent, Manuel A. Gómez Echaren, Alberto Loro – Editorial Club de Estudio - Buenos Aires, Argentina, 1993.

·        Incursiones en Managment –Ensayos sobre gestión- Juan Carlos Gómez Fulao y otros – Cima Profesional – Buenos Aires, Argentina, 1996.

·        Estructuras y Procesos – Ghiglione, Gilli, Gómez Fulao- Ediciones Macchi – Buenos Aries, Argentina, 1980.

·        Introducción a la Administración – José Luis Segade – Editorial UdeMM – Buenos Aires, Argentina, 2003.