En el desarrollo de todo organismo social, y las
organizaciones lo son, hay una etapa necesaria para su crecimiento que es la
conformación de sus instituciones, la formalización de sus relaciones y la
institucionalización de su funcionamiento, a partir del dictado de normas y
leyes que regirán su comportamiento. En las organizaciones este proceso se
realiza mediante la racionalización, ordenamiento y documentación de los
distintos procedimientos operacionales y administrativos; que les ha permitido,
entre otros factores, alcanzar un mayor grado productividad, y obtener sus
objetivos organizaciones con mayor eficiencia y eficacia. Este proceso de
formalización, presente en todo desarrollo organizacional, es condición indispensable
para su crecimiento.
En este sentido, los administradores se han planteado:
¿cuál es el grado de formalización requerido para alcanzar efectividad y
eficiencia organizacional?
Una de las herramientas que las organizaciones utilizan
para formalizar su comportamiento es el uso de Manuales Administrativos, que
les permita conocer los objetivos, políticas, estructura y funciones, sistemas
y procedimientos para la consecución de sus objetivos.
En la actualidad, la utilización de esta
herramienta se ha revitalizado a partir de a necesidad de contar, muchas
organizaciones comerciales, con una la certificación de calidad a nivel
internacional para sus procesos productivos o sus productos, a fin de mantener
y/o desarrollar nuevos mercados.
De acuerdo a la definición de la Real Academia
Española, el manual (Del
lat. manuālis) es el libro en que se compendia lo más sustancial de
una materia. Entonces los manuales administrativos son el
conjunto de documentos, bajo la forma de libro, que contiene ordenada
y sistémicamente toda la información referente al objetivo, políticas,
estructura, funciones y procedimientos de una organización, constituyéndose en
un instrumento de apoyo administrativo de la gestión de la organización.
Otra definición, nos dice: Los manuales administrativos son documentos que sirven
como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
“Los manuales constituyen una de
las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el
desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente,
un instrumento de comunicación. (…) Si
bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades,
puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la
descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de
una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades
son cumplidas. “(Lardent, 1993)
Aquellas
organizaciones que no utilizan manuales, formalizan el comportamiento a partir
de la emisión de comunicaciones, instrucciones o comunicados internos. Los
mismos al no encontrarse dentro de un cuerpo orgánico pueden contradecir
resoluciones tomadas con anterioridad, dejar vacios normativos, entre otros, y
sobre todo dificultar el conocimiento de la totalidad de disposiciones que rige
la vida de la organización.
El desarrollo e
implementación de manuales administrativos permite constituir un sistema
administrativo confiable, coherente y acorde con el propósito que requiere toda
organización moderna.
3.
Ventajas en
el uso de Manuales Administrativos
Cuando una organización
cuenta con manuales administrativos, obtiene las siguientes ventajas:
1. Permite
institucionalizar los objetivos de la organización.
2. Formaliza
la estructura, las políticas, y las normas y procedimientos de la organización,
que pasan a ser de conocimiento obligatorio por parte de todos los integrantes
de la organización.
3. Formaliza
el funcionamiento de la organización en su conjunto; eliminando o reduciendo la
improvisación en el desarrollo de las tareas, evitando discusiones innecesarias
provocados conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones dentro
de la organización.
4. Aumenta
la calidad, rapidez y seguridad en la toma de decisiones, eliminando los
errores y las falsas interpretaciones.
5. Aumenta
la eficacia del control en lo que respecta a las distintas prácticas laborales,
ya sea éste operativo o administrativo.
6. Permite
una comunicación eficiente al uniformar el lenguaje, los criterios y la
terminología dentro de la organización.
7. Contribuye
a mejorar la eficiencia operacional, al permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos en la ejecución del
trabajo, evitando duplicación procesos y repetición de instrucciones. Lo que
implica un mejor aprovechamiento tanto del capital como de los recursos humanos
y materiales.
8. Mejora
el comportamiento organizacional de los empleados en la organización, al
permitir que el personal clarifique sus expectativas acerca de su trabajo, lo
que aumenta su disposición para asumir sus responsabilidades.
9. Permiten
la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas que rigen a la
organización. En este sentido, los manuales se convierten en una fuente
permanente de información respecto a la forma en que se ejecutaron y realizaron
las tareas, en la organización, a través del tiempo.
10. Son
instrumentos útiles en la capacitación del personal.
11. Por
último, sistematiza una metodología para la aprobación de modificaciones en la
estructura y en los procedimientos de una organización, como así también su
publicación, vigencia y alcance de las mismas.
4.
Desventajas
en el uso de Manuales Administrativos
La utilización de
Manuales Administrativos presenta los siguientes inconvenientes:
1.
Si el mismo no se ajusta a la necesidad y realidad
de la organización, su aplicación produce serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones. Así, el uso indebido y la deficiencia en su
elaboración puede contribuir a “burocratizar” las tareas operativas, restándole
eficiencia a las operaciones.
2.
Los manuales deben ser
actualizados periódicamente para evitar que pierdan efectividad.
3.
Su lenguaje y desarrollo debe ser comprendido por
todos los individuos de la organización, y en especial a los destinatarios del
mismo.
4.
Respecto de su contenido,
si los mismos son muy sintéticos carecen de utilidad práctica, por el contrario
si son excesivamente detallados se vuelven engorrosos y complicados en su
utilización.
5.
Los manuales suelen incluir solo aspectos formales
de la organización, dejando de lado aquellos aspectos informales que pueden
afectar el desarrollo de las operaciones descriptas.
6.
El proceso de elaboración y
actualización de los manuales tiene un costo, que suele ser elevado y
generalmente las empresas no cuentan con los recursos suficientes para invertir
en su implementación.
5.
Clasificación
de Manuales Administrativos
Existen distintos
tipos de manuales, ya que los mismos surgen de las necesidades y características
de cada organización, sea esta pública o privada; y a su vez los mismos pueden
abarcar totalidad de la misma, una dirección, una gerencia, un área o
departamento, una oficina o sección.
De acuerdo al a
clasificación realizada por Saroka y Gaitan, los manuales administrativos
pueden clasificarse en:
A.- Manual de Organización o Manual de Funciones.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
El manual de organización o manual de funciones describe la
organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del
mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
El manual de políticas contiene los
principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
El manual de procedimientos y normas
describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir
por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
El manual para especialistas contiene
normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de
actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
El manual del empleado contiene aquella
información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una
empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega
en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de
carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
El manual de propósitos múltiples
reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos
en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique
su confección y mantenimiento.
6.
Partes
Componentes de un Manual
El manual, preparado
adecuadamente, debe ofrecer la
información completa sobre los asuntos por los cuales nació la necesidad
de su elaboración. En este sentido, un manual administrativo deberá contar con
las siguientes partes o secciones:
Es la cubierta
exterior del manual, allí consta el nombre y tipo del manual, su sigla, el
responsable de su aplicación, el lugar y la fecha de edición del mismo y su
vigencia.
En la misma se
desarrollará una explicación clara concisa de los objetivos del manual, puede
incluir una carta de recomendación de la más alta autoridad de la organización.
En el mismo se
detallarán los títulos y subtítulos, los que pueden estar divididos en
capítulos, que conforman el manual y el número de página donde está editado, el
mismo seguirá un ordenamiento numérico en función de la estructuración del documento.
Generalmente, los
índices del tipo temático son optativos y se presentan al final del manual.
Contiene todos
aquellos elementos que conforman el manual propiamente dicho; serán objeto de
consulta y análisis por parte de los integrantes de la organización.
Esta sección pueden
incluir los siguientes apartados:
o Introducción: En esta sección se
explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que
sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos
siguientes.
o Objetivos: En el mismo se
detallará el propósito que se pretende lograr con la implementación del manual
o Alcance: En este apartado se
incluirán los sectores que se encuentran alcanzados por la aplicación del
manual.
o Instrucciones para el uso del manual: En el acápite se
explicará el modo de utilización del manual, la forma de ubicar los temas y de
realizar las consultas.
o Desarrollo: Aquí se plasmará el
manual propiamente dicho. Se encontrarán en cada uno de sus capítulos: las funciones,
normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. de la organización, dependiendo
del tipo de manual de que se trate.
7.
Elaboración
de un Manual
Los manuales
administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación, dentro de la organización,
que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información dentro de ella. En este sentido, la tarea de elaborar manuales
presupone la exigencia de mantener informado a todos los miembros de la organización,
como así también ser un valioso instrumento para el desarrollo organizacional,
la toma de decisiones y la obtención de las metas o logros de la organización.
La utilización de
manuales hace evidente la necesidad de contar dentro de la empresa con un área
especializada en el desarrollo de estas herramientas; que permita contar con un
programa de revisión constante de los mismos, a fin de analizar, evaluar y
corregir las desviaciones. En caso contrario, la organización puede recurrir a
los servicios de una consultoría externa.
8.
El Manual
como medio de comunicación
El hecho de utilizar
manuales permite mantener informado al personal del funcionamiento
administrativo de la organización, mediante la explicitación escrita y
permanente de la estructura, procedimientos y políticas; y de su
correspondiente actualización.
En esencia, los
manuales representan un medio de comunicación de las decisiones
administrativas, y por ello, tiene como propósito apoyar el funcionamiento
administrativo de la organización.
El desarrollo y
avance tecnológico ha permitido a algunas organizaciones implementar una red
privada de internet, denominada intranet, con el fin de compartir entre todos los
miembros de la organización parte de sus sistemas de información y de sus
sistemas operacionales. Como simple explicación podemos decir que la intranet
es el lugar común donde poner toda la información que pueda necesitar cualquier
integrante de la organización, para la realización de sus funciones. En este
sentido, la utilización de intranet ha permitido la inclusión en la misma de
alguno de los manuales descriptos en este trabajo.
Bibliografía
utilizada
·
Técnicas de
organización, sistemas y métodos. Alberto R. Lardent, Manuel A. Gómez Echaren,
Alberto Loro – Editorial Club de Estudio - Buenos Aires, Argentina, 1993.
·
Incursiones en
Managment –Ensayos sobre gestión- Juan Carlos Gómez Fulao y otros – Cima
Profesional – Buenos Aires, Argentina, 1996.
·
Estructuras y
Procesos – Ghiglione, Gilli, Gómez Fulao- Ediciones Macchi – Buenos Aries, Argentina,
1980.
·
Introducción a la
Administración – José Luis Segade – Editorial UdeMM – Buenos Aires, Argentina,
2003.
