Comunicación e Información

La palabra comunicación proviene del latín "communicatĭo” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de comunicar o comunicarse; 2. Trato, correspondencia entre dos o más personas. 3. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

A su vez, del verbo comunicar (del latin “comunicare”), encontramos, entre otros, los siguientes significados: 1. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene; 2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo; 3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito.

Esta ascendencia latina que emparenta la palabra comunicación con la raíz “comnunis” (común) nos lleva a entender, que la comunicación significa la posibilidad de compartir con una o varias personas ideas, emociones y/o conocimientos. Entonces, todo sistema social necesita de la comunicación para trasmitir intenciones e intercambiar información.

La comunicación entonces es un proceso que permite la interacción humana. Fisiológicamente, el homo sapiens no posee nada que lo haga único entre los primates (…). Lo que lo hace único es su capacidad simbólica (…) (que) se despliega en el lenguaje, en su capacidad de comunicar mediante una articulación de sonidos y signos “significantes” (…) (Giovanni Sartori)

La palabra información proviene del latín  informatio” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de informar; 5. Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Entendemos, entonces, que informar es dar la noticia de algo.

Podemos definir que la comunicación es percepción, crea expectativas y plantea exigencias; mientras que la información aumenta el conocimiento y comunica novedades. Podemos inferir que el sistema de información complementa y formaliza el sistema de comunicación. Así una organización define su sistema de información en función de lo que desea comunicar, la información es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil, y que se presentan en forma inteligible al receptor, que la utiliza para tomar decisiones. (Volpentesta)

La comunicación y la información en las organizaciones

A continuación se presentan definiciones de distintos autores sobre el tema.

La comunicación puede ser definida formalmente como un proceso mediante el cual las premisas decisorias se trasmiten de un miembro de la organización a otro. Es evidente que no puede existir organización sin comunicación, porque en ese caso no hay posibilidad de que el grupo influya en el comportamiento del individuo (Simon)

La coordinación de un sistema exige comunicación entre sus partes, frente a las interacciones siempre presentes, el comportamiento “optimo” de cualquier subsistema dado depende de las actividades de los otros subsistemas. Por lo tanto, exige que los canales de comunicación proporcionen información acerca de tales actividades (Emery)

Dentro de una organización, el sistema de información cumple un oficio análogo al sistema nervioso de un animal. Está formado por componentes que llevan a cabo funciones tales como la captación, clasificación, almacenaje, recuperación, trasformación y presentación de la información. Su propósito básico estriba en proporcionar información a fin de tomar decisiones y proceder a su coordinación. (Emery)

Un buen sistema administrativo debe tener un diseño que permita, por un lado, la realización de las tareas rutinarias de la organización obteniendo la información que de ellas surge y, por otro lado, captar información que no se genera en la organización, pero que resulta vital para elaborar su estrategia. (Volpentesta)

El sistema de información gerencial (SIG) es un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de computación y software; procedimientos manuales; modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones y además una base de datos. (Davis y Olson)

Exceso de Comunicación

Hasta en comunicación, el exceso perjudica. Una abundante intercambio de información puede mejorar los resultados de la empresa sólo si no existen conflictos entre sus partes; esto es, si los objetivos de cada una son compatibles entre ellos y se refuerzan recíprocamente. Basta pensar que en la guerra cuanto más se sabe del enemigo tanto mayor es el dñao que se le puede infligir: Si cada bando no supiera absolutamente nada acerca del otro, la guerra no podría tener lugar. (Ackoff)

La mayoría de los SIG que están en boga no han dado la información que los gerentes requieren ni han dado el servicio que de ellos se esperaba.(…) Muchas son las razones de este frustrante resultado de los SIG. Una de ellas es que se diseña y operan asumiendo que la necesidad màs crìtica de los ejecutivos es disponer de màs información fundamental. Pero esto no es verdad. Lo que en realidad necesitan es menos información superficial, y esto no es tan solo un juego de palabras. (Ackoff)

Relación entre Estructura Organizativa y los Sistemas de Información

Se reconoce la presencia dentro de las organizaciones de distintos tipos de subsistemas, dos de los cuales nos interesan particularmente: el subsistema de estructura organizativa formal (o estructura de poder) y el subsistema de información.

El subsistema de estructura organizativa surge como consecuencia del proceso de fragmentación (“factorización” en el lenguaje de Emery) que se opera en los sistemas para hacer de estos elementos más comprensibles para la mente humana.

Nuestro interés no se limita al análisis del comportamiento individual de cada subsistema (de estructura o información) a efectos de comprender el funcionamiento del sistema al cual pertenece, sino que vemos necesario, además, analizar las interacciones que resultan del funcionamiento de ambos tipos dentro del subsistema mayor (empresa).

En el caso de los subsistemas de estructura organizativa, la fragmentación será la resultante de los criterios de subdivisión adoptados, tales como responsabilidades funcionales, áreas de actividad, líneas de productos, distribución geográfica, etc. Surgirán así las divisiones o departamentos de las organizaciones empresarias (entegramas dentro de los organigramas).

Toda fragmentación implicará necesariamente procesos de coordinación. Cuanto mayor sea la fragmentación, mayor será el esfuerzo de coordinación. El avance en la fragmentación (estructuras muy complejas) crea mejores posibilidades de especialización. Este proceso tiende a optimizar la eficiencia pero también a suboptimizar la coordinación de las relaciones de cada subsistema (división).

Obviamente debe buscarse el equilibrio entre la fragmentación y la necesidad de coordinación. Este equilibrio dependerá de las características de cada organización y se logrará teniendo en cuenta el grado de necesidades de interacciones y la complejidad del sistema.

Aquí aparece el vínculo entre la estructura organizativa (producto de la fragmentación) y los sistemas de información: la coordinación delas relaciones potenciales entre cada división del sistema empresa, requiere inevitablemente información; aquí se evidencia la fundamental importancia del sistema de información en su relación con la respectiva estructura sobre la cual se plasmaría.

La presente entrada fue extraída del libro: 

Sistemas de información para la gestión empresaria (Planeamiento, Tecnología y Calidad), Alberto R. Lardent.  Prentice Hall - Pearson Education, Buenos Aires, 2001.

Motivación

Según Robbins, la motivación es la voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo hacia las metas organizacionales, condicionadas por la habilidad del esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual. Desde el punto de vista individual, la motivación nos permite poder satisfacer una necesidad.

Otros autores relacionan el concepto de motivación, como el impulso que conduce a una persona a elegir y realizar una acción, entre aquellas alternativas que se presentan en una determinada situación. En efecto, la motivación está relacionada con dicho impulso, porque éste provee eficacia al esfuerzo colectivo orientado a conseguir los objetivos de la organización.

En este sentido, las organizaciones alientan el emprendimiento laboral de su personal, garantizando las acciones que permitirán el cumplimiento de los planes y la consecución de sus objetivos, esto significa que la organización motivará sus recursos humanos.

La fuerza motivadora adquiere un grado máximo si la recompensa es valorada, si la persona se siente capaz de lograr el desempeño esperado y si la retribución se hará efectiva. 

Un supervisor y/o gerente dentro de una organización, no solo deberá conocer y comprender al personal que se proponga dirigir, sino también deberá motivarlos con el fin de alcanzar las metas y objetivos propuestos por la empresa.

Les sugiero ver estos videos motivacionales, el primero donde se muestra a un director técnico motivando un equipo, el segundo la motivación dirigida a un equipo y el tercero la letra de una canción centrada en la motivación individual:

1. Un domingo cualquiera

2. Motivación Pumas 3

3. Se vos - Almafuerte 

Equipos de Trabajo

Los grupos y/o equipos forman parte de nuestra vida, la mayoría de los jóvenes tienen un equipo de futbol favorito, un grupo de música predilecto, y generalmente forman parte de un grupo de amigos, con quienes comparte momentos de esparcimiento y diversión. Sin embargo, es difícil encontrar en las organizaciones en donde se desempeñan, equipos de trabajo que le permitan desarrollar con mayor eficiencia sus funciones.

Sin embargo, mucho se ha analizado y escrito acerca de la diferencia entre Grupo y Equipo de Trabajo.

Definimos a un Grupo como dos o más individuos que interactúan en forma independiente a fin de lograr objetivos individuales.

Entendemos que un Equipo de Trabajo genera una sinergia positiva, al canalizar el esfuerzo coordinado de todos sus integrantes en pos de una meta común establecida por la organización. El trabajo en equipo no es una mera suma de actividades individuales, es el resultado de la energía producida en forma mancomunada por los integrantes del mismo, para la obtención de una meta u objetivo. 

 

 

Los videos que se presentan a continuación sirven para entender el concepto de Equipo de Trabajo:

1. Los gansos

2. En la Fórmula 1

Miscelánea

Felipe y la toma de decisiones

Una frase para completar la reflexión:

El requisito del éxito es la prontitud en las decisiones.

(Sir Francis Bacon)

Manual de Funciones

Una entrevista laboral encierra diversos matices, el que nos ocupa es que representa la primera aproximación que tiene un empleado, en este caso en su carácter de postulante, con las tareas y funciones que debe realizar, qué autoridad tiene el cargo a ocupar, qué responsabilidad conlleva, quiénes serán sus jefes y quiénes sus subordinados, qué objetivos debe perseguir en su trabajo. De manera informal, en distintas entrevistas, el futuro empleado va encontrándose con lo indicado en el Manual de Funciones, para el puesto que va a ocupar.

De más está decir, que muchas organizaciones, no mantienen actualizado sus Manuales de Funciones, o directamente no existen, y que la asignación de funciones y responsabilidades inherentes, surgen de la labor diaria y el criterio de sus superiores, estableciéndose en dichas organizaciones factores de disfuncionalidad que pueden alterar el rendimiento laboral, impidiendo la obtención de los objetivos por parte de distintas unidades organizacionales y por lo tanto de la organización toda.

En el siguiente video, es un tralier de la película Marea Roja (Crimson Tide de Tony Scott -1995) usted verá una situación dada, analícela y responda los siguientes interrogantes:

¿Cuál es su impresión de la actitud que toma el Capitán Frank Ramsey (Gene Hackman) en  la primera entrevista. Hubiera realizado la entrevista con el oficial postulante frente a un tercero?

¿Qué opina del método de selección utilizado por el Capitan?

Si usted fuera el Primer Oficial, el Capitán de Corbeta Ron Hunter (Denzel Washintong), ¿saldría satisfecho de la entrevista?, ¿comprendería cuáles serían sus funciones y responsabilidades? ¿Qué actitud tomaría?

 

Por último, al finalizar la película, el presidente de la corte marcial, en su alegato expresa: el sistema fracasó porque los dos oficiales mayores no resolvieron sus diferencias al mismo tiempo para preservar la cadena de mando.

Le propongo que vea la película completa y realice una reflexión respecto a la conveniencia de utilización de Manuales de Funciones, si cree usted que los mismos son necesarios en todas las configuraciones estructurales, de ser así quiénes deben realizarlo dentro de la organización; y por último, qué reflexión le surge respecto del problema planteado en la película. 

 

 

Aclaración: en la presente entrada se presenta el tráiler de la película, el mismo suele ser discontinuado por infringir los derechos de autor, en caso que eso suceda, pueden realizar una búsqueda similar en YouTube, a fin de visualizar el contenido indicado.

Link del video: 

https://youtu.be/LgDgJ8G2yaI

 

Economía empresarial y arquitectura de la organización II

El siguiente texto fue extractado del libro Economía empresarial y arquitectura de la organización. (Briskly-Smith-Zimmerman. Ed M graw Hill. Tercera edición).

Los autores en el capítulo 11 señalan tres importantes aspectos de la llamada “arquitectura” de la organización.

• La asignación de los derechos de decisión dentro de la empresa.
• Lo métodos de remuneración de los individuos
• La estructura de los sistemas para evaluar los resultados tanto de los individuos como de las unidades de negocio.

A continuación se incluye un párrafo que contiene la descripción hecha de los autores sobre un caso empresario particular.

Bravantia , fundado en 1919, es uno de los mayores fabricantes  de productos para el hogar, como tablas de planchar, cubos de basura, latas para guardar comida, utensilios de cocina y buzones. Esta empresa radicada en los Países bajos cuenta con 850 empleados y tuvo en 1998 unos 80 millones de dólares en ventas., está especializada en utensilios de acero inoxidable.

Durante las década del 80 y del 90, tuvo que hacer frente a un aumento de la competencia. Con la creación del mercado común por parte de la Unión Europea, entraron otras empresas en el mercado local de Bravantia.

Al desacelerar el crecimiento demográfico de Europa, el mercado de utensilios para cocina se saturó. Y aparecieron  en el mercado europeo grandes comercios minoristas que expulsaron a las tiendas de Bravantia que eran tradicionales tiendas de artículos para el hogar.

Bravantia necesitaba nuevos productos y nuevos canales de distribución. Necesitaba ser más eficiente. Tenía elevadas tasas de productos de desechados o de rehecho., un bajo nivel de productividad y una elevada tasa de ausentismo laboral. Era una empresa muy centralizada  que se caracterizaba por una jerarquía formal tradicional, su especialización por tareas y su estructura funcional.

La empresa evaluaba sus resultados en función de sus costos, de los márgenes y de lo cumplimiento  de los objetivos.

Los aumentos salariales se basaban en la antigüedad y en los convenios.

Analice y plantee algunas posibles respuestas a los siguientes interrogantes:

• ¿Tenía Bravantía que resolver el problema de la competencia?
• ¿Por qué se habían reducido sus canales de distribución?
• ¿De qué manera la baja productividad afectaba a la empresa?
• Tomando en cuenta los aspectos de la arquitectura organice un cuadro donde muestre la relación problema de la empresa-aspecto de la arquitectura
• ¿La innovación pudo ser la solución para Bravantia?
• ¿Modificaría la misión de la empresa?
• ¿Qué tipo estructura recomendaría? Justifique
• ¿Cómo organizaría las subunidades de trabajo? empresarial y arquitectura de la organización. 

La resolución de los interrogantes precedentes puede ser entregada mediante el envío de un correo electrónico, y es de carácter optativo, hasta el lunes 26/04/2010. Recomendamos, de ser posible, su realización en forma grupal.