El alumno Rafael Leon me recomendaba los últimos
días del año el siguiente artículo ¿El e-mail ya fue? Qué están usando las empresas argentinas para reemplazarlo, de la periodista Debora Slotnisky, publicado
en InfoTechnology del martes 19 de diciembre de 2017, que reproducimos a
continuación.
¿El e-mail ya fue? Qué están
usando las empresas argentinas para reemplazarlo
Las empresas de distintos
tamaños y sectores utilizan soluciones varias para optimizar y aumentar el
flujo de trabajo. Qué opciones eligen los players argentinos en aras de mejorar
la eficiencia.
19 de Diciembre 2017
Cuando se trata de mejorar
el trabajo en equipo e incrementar la productividad, el correo electrónico
parece haberse vuelto obsoleto ya que se pierden muchos minutos entre e-mails
que van y vienen sumados a las cadenas de mensajes que pueden llegar a ser
interminables.
Por este motivo, las
empresas están adoptando distintas herramientas que les permiten a los miembros
gestionar todo su trabajo en un único lugar, proporcionando acceso a más
información y mejorando la visibilidad del estado del trabajo.
La solución más básica y espontánea
Pla es una compañía de
agroindustria de alta tecnificación y desarrollo oriunda de Las Rosas, en Santa
Fe, que cuenta con 372 empleados en Argentina y 90 en la planta de Brasil.
Ellos, al igual que sucede en otras tantas organizaciones en donde los colaboradores
buscan sus propias vías de eficiencia, utilizan WhatsApp como herramienta de
comunicación interna. "Aunque no es una herramienta oficial para la
organización, notamos que los colaboradores que la utilizan son más productivos
y eso tiene que ver por su uso dual, tanto con fines personales como
corporativos. De hecho, todos están siempre pendientes de WhatsApp, cosa que no
pasa con el e-mail, lo que permite una comunicación más fluida", explican
German Carballido y German Maccarini, responsables de Tecnología SAP y Web. En
concreto, cada equipo de trabajo tiene un grupo en esta aplicación para
asegurar la inmediatez de la información a pesar de la distribución geográfica
de los colaboradores.
Según los ejecutivos, los
empleados de Pla pueden mantener todo tipo de conversación laboral a través de
la aplicación, excepto temas sensibles. "Recomendamos a los colaboradores
que cuando quieran compartir documentos utilicen el correo electrónico porque
en el segundo caso tenemos implementadas medidas de seguridad que no están en
WhatsApp", detallan.
De Slack a Evernote
Si bien las herramientas de
productividad se presentan en el mercado con el mismo objetivo, cada una tiene
sus particularidades, por eso los entrevistados indican que lo idea es no
"casarse" con la primera, sino que lo ideal es probar varias. Esto
hizo el doctor Sergio Montenegro, que es CEO de Integrando Salud, una Pyme de
12 empleados que ofrece servicios digitales para médicos y pacientes.
"Cinco colaboradores
probaron Slack, que sirve para evitar el aislamientos y organiza las
conversaciones por temas para que todos los miembros del equipo tengan una
visión clara de lo que está sucediendo. Sin embargo, la abandonaron a los pocos
días porque no encontraron mayores beneficios y no les disminuía la carga de
trabajo", recuerda Montenegro. Por este motivo, se quedaron con Evernote,
que usan desde hace dos años para para planificar los desarrollos futuros.
"Elegimos esta aplicación porque podemos compartir la lista de tareas con
otros miembros del equipo. Además, se sincroniza y se puede consultar desde
cualquier dispositivo. Incluso tiene funciones para armar una biblioteca de
links de utilidad, agruparlos en carpetas y agregarles etiquetas. Todo esto nos
permite organizar mejor la información por proyectos", detalla.
Según Montenegro, con
Evernote aumentaron la productividad de la empresa en un 20% "gracias a
que nos permite seguir una lista de pendientes y darles continuidad en el
tiempo, evitando perderlos de vista. También podemos planificar los desarrollos
futuros, dividirlos en tareas y seguirlos", explica. Por el uso de esta
solución, Integrando Salud abona u$s 8 por cuenta por mes.
Exclusiva para uso empresarial
En 2016 el banco Santander
Rio tuvo la posibilidad de formar parte de un proyecto piloto para probar
Workplace, la red social de Facebook creada para empresas, cuyo objetivo es
poner en contacto a todos los miembros de una organización. Tal como sucede con
la plataforma creada por Mark Zuckerberg, el servicio (que el banco tiene bonificado
hasta 2019) cuenta con un muro, chat, permite transmisiones en vivo y formar
grupos.
Alejandro Blanco Smith,
gerente de Aprendizaje y Cultura, y Gabriel Costa, encargado del área de
Comunicación Interna, cuentan que, tras analizar otras propuestas, como Yammer,
de Microsoft, y Jam, de SAP, se inclinaron por Workplace ya que como la mayoría
de las personas son usuarias de Facebook la curva de aprendizaje es
prácticamente nula. "Si bien el e-mail y la intranet siguen siendo canales
importantes, la red social empresarial gana cada vez más terreno entre los
colaboradores", enfatizan.
Hasta la fecha, los usuarios
del banco crearon en Workplace más de 550 grupos de conversación sobre
distintas temáticas. "Al ingresar por primera vez, se deben aceptar ciertas
políticas y condiciones, entre ellas, no se puede hablar sobre transacciones ni
clientes para garantizar la seguridad y confidencialidad. Hay que respetar a la
marca y usar lenguaje apropiado. Tampoco se pueden comentar cuestiones
estratégicas y sensibles. Además, hay moderadores que van chequeando los
contenidos", dice Blanco Smith.
Si bien el punto fuerte de
esta herramienta es aumentar la camaradería y el sentido de pertenencia, el
ejecutivo nota un impacto directo en el incremento de la productividad.
"La colaboración permite conectar ideas, algo que acelera el avance y
desarrollo de nuevos productos, el rediseño de procesos internos y las mejoras
de los sistemas. Por ejemplo, antes era prácticamente imposible establecer un
diálogo entre empleados de sucursales de distintas provincias, y ahora esto
sucede. Hoy, todos pueden proponer ideas de cambio que aceleran la innovación
dentro de la organización", señalan. A modo de ejemplo, Costa cuenta que
un coordinador zonal de sucursales graba, edita y difunde tutoriales por motu
propio, contando cómo se hacen determinadas tareas.
De uso libre y voluntario,
del total de colaboradores del Santander Rio, el 69% accede mensualmente a
Workspace, mientras que un 30% los hace semanalmente. Por otro lado, y como herramienta
extraoficial, hay equipos de trabajo que utilizan la aplicación de gestión de
proyectos Trello: "La experiencia con esta solución es buena para el
manejo de documentación y para tener a todas las personas de un mismo proyecto
compartiendo un mismo espacio. Sin dudas, esta aplicación acelera la ejecución
de proyectos y la toma de decisiones. Además, potencia la escucha y disminuye
el tiempo de respuesta de un usuario", añade Blanco Smith.
Consejos
Antes de seleccionar una
herramienta en particular, lo fundamental es establecer cuál es el objetivo que
se pretende alcanzar. "Con Workplace logramos las dos metas propuestas:
crear un ambiente de colaboración y formar un lugar para promover la
innovación", dicen los ejecutivos de Santander Rio, y agregan que para los
consultores que lideran proyectos con principio y fin, quizás la red social no
es la mejor herramienta, por esto pueden apelar a Trello.
"Más allá del recurso
que se seleccione, lo fundamental es que permita la edición conjunta de
documentos y tener listas de tareas en común para poder seguirlas y organizar
el volumen de trabajo. También es importante que sirva como repositorio de
información y organización de la información por temas, para los diferentes
proyectos que tiene la empresa", concluye Montenegro, de Integrando Salud.
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