Folklore y Hechos del Trabajo de Dirección

Según Henry Mintzberg hay cuatro folklores o mitos sobre el trabajo de un directivo que no se sostienen bajo un escrutinio cuidadoso de los hechos:

1. Folklore: el directivo es un planificador reflexivo y sistemático. La evidencia de ello es abrumadora, pero no hay la menor prueba que apoye esta afirmación.

Hechos: un estudio tras otro ha demostrado que los directivos trabajan a un ritmo incesante, que sus actividades se caracterizan por la brevedad, variedad y discontinuidad que están fuertemente orientados hacia la acción y que no les gusta las actividades reflexivas.

2. Folklore: El directivo eficaz no tiene que realizar obligaciones con regularidad. Continuamente se les dice a los directivos que dediquen más tiempo a la planificación y delegación, y menos tiempo a ver a los clientes y enrolarse en negociaciones. Después de todo no son ésas las verdaderas tareas del directivo. Por utilizar la analogía popular, como el buen director de orquesta, prepara escrupulosamente todas las cosas por adelantado, luego se tumba para gozar de los frutos de su labor, respondiendo ocasionalmente a una excepción imprevisible.

Hechos: además de tratar las excepciones, el trabajado de dirección implica la ejecución de obligaciones regulares, incluyendo los rituales y ceremonias, negociaciones,  procesar información “blanda” que enlaza la organización en su entorno.

3. Folklore: el alto directivo necesita que la información esté resumida, lo que se consigue mediante un sistema formal de información para la dirección. De acuerdo con la visión clásica del directivo como aquel individuo encaramado en el ápice de un sistema jerárquico regulado, el directivo de la bibliografía tiene que recibir toda la información importante de un SID (Sistema de Información de la dirección). Pero un vistazo a como los directivos procesan la información en la realidad revela un cuadro diferente. Los directivos disponen de cinco medios a su disposición –documentos, llamadas telefónicas, reuniones programadas y no programadas, y paseos de observación.

Hechos: Los directivos prefieren los medios orales –es decir, llamadas telefónicas y reuniones. La evidencia procede de cada uno de los estudios del trabajo de dirección.

El énfasis que pone el directivo en los medios orales hace que surjan dos puntos importantes: 

Primero, la información se almacena en el cerebro de las personas. Así, el banco de datos estratégicos de la organización no se encuentra tanto en la memoria de los ordenadores como en las mentes de sus directivos.

Segundo, el uso extenso que hacen los directivos de los medios de comunicación orales sirve para explicar por qué son reticentes a delegar las tareas. Como observamos que la  mayor parte de la información importante de los directivos procede de fuentes orales y se almacena en sus cabezas; es que tienen que tomarse un tiempo para decirle a alguien todo lo que saben del tema, pero esto puede llevar tanto tiempo que les resulta más fácil realizar la tarea ellos mismos.

4 Folklore: La dirección es, o por lo menos se está convirtiendo rápidamente en, una ciencia y una profesión. Según casi cualquier definición de ciencia y profesión esta afirmación es falsa. Una observación rápida de cualquier directivo sepultará rápidamente la noción de que los directivos practican una ciencia. Una ciencia implica la promulgación de unos procedimientos  o programas sistemáticos analíticamente determinados. Ni siquiera sabemos que procedimientos utilizan los directivos, ¿Cómo podemos prescribirlos por medio del análisis científico? ¿Y cómo podemos llamar profesión a la dirección si no podemos especificar lo que tienen que aprender los directivos?

Hechos: Los programas de los directivos –programar el tiempo, procesar información, tomar decisiones, y así sucesivamente permanecen profundamente encerrado en sus cerebros. Así pues, para describir los programas, dependemos de palabras como juicio e intuición, y casi nunca nos paramos a darnos cuenta de que son meramente una etiqueta para nuestra ignorancia.

Durante el estudio sorprende el hecho de que los ejecutivos observados –todos muy competentes según cualquier norma- no podían distinguirse fundamentalmente de sus semejantes de hace cien años. La información que necesitaban era diferente, pero la buscaban de la misma manera –de palabra.  Sus decisiones tenían que ver con la tecnología  moderna, pero sus procedimientos que utilizaba para tomarlas eran los mismos que los del directivo del siglo XX.

Considerando los hechos sobre el trabajo de dirección podemos ver que el trabajo de un directivo es enormemente complicado y difícil. El directivo está sobrecargado de obligaciones y aun así no puede delegar fácilmente su tarea.  En consecuencia, se ve obligado a trabajar demasiado y a realizar demasiadas tareas superfluas. La brevedad, fragmentación, y la comunicación oral caracterizan el trabajo. Y éstas son las mismas características del trabajo de dirección que han estorbado los intentos científicos  para mejorarlo.

Se recomienda la lectura a continuación de la siguiente entrada del blog: Roles del Directivo

La presente entrada corresponde a un extracto del libro Mintzberg y La Dirección.