Hoy presentamos un artículo que habla sobre la
vinculación de los empresarios con los empleados de sus empresas; publicado por
el diario La Nación y merece nuestra atención en función de los temas
tratados en este blog.
“Delegación
en todos los sentidos”: el gurú que aconseja a los empresarios una particular
forma de vinculación con los empleados
Según el consultor Martín Gana, que trabaja en el agro, los ejecutivos
deben “desarrollar nuevos proyectos y generar rentabilidad para poder continuar
creciendo y no involucrarse demasiado en las cuestiones operativas diarias”
Sebastián
Moreno es un productor mixto con campo en Salta. En sus 300 hectáreas cultiva
tabaco y maíz para silaje, y desarrolla un planteo de tambo, en el que tiene
que ocuparse de la alimentación del rodeo, de la inseminación artificial, de la
recría de hembras, etcétera. Esta constelación de actividades lo tiene
todo el día “enchufado en la diaria” y le impide destinar tiempo a planificar
nuevos negocios o a actividades que agregarían renta a la empresa. Más de
una vez pensó en incursionar en otros cultivos y armar un engorde a corral para
vender novillos gordos en vez de terneros recién nacidos. Pero no hay caso:
el tiempo para eso no aparece por una razón muy simple: el productor es incapaz
de delegar responsabilidades en el equipo y piensa que todo se derrumba si no
tiene intervención personal en cada tarea. Así resulta, a veces, en “el cadete
del tractorista” para conseguir un repuesto, con tal de que no se pare la
maquinaria en el lote.
En
el armado de equipos eficientes, un punto central es la delegación de tareas,
tanto del dueño hacia los mandos medios, como de estos a sus colaboradores
(ordeñadores, tractoristas, inseminadores). Todos alineados en pos de objetivos
comunes.
“Una
de las claves en el armado de equipos eficientes es la delegación en todos los
sentidos”, afirma
Martín Gana, consultor privado y representante de Select Debernardi en
el NOA.
La
delegación viene de la mano de la profesionalización, pero muchas veces no se
sabe cómo delegar. Esta destreza se debe instalar en distintos niveles. El
primero corresponde a los propietarios de las empresas que muchas veces, sin
darse cuenta, no permiten cumplir con los roles de cada integrante del equipo. “La función del
empresario debe ser desarrollar nuevos proyectos y generar rentabilidad para
poder continuar creciendo y no involucrarse demasiado en las cuestiones
operativas diarias”, define Gana.
Por
su parte, en planteos intensivos, los encargados de cada actividad de la
empresa –en este caso agricultura y tambo- deben aprender a formar sus equipos
de trabajo para que desarrollen correctamente las tareas. Además, tienen que
realizar “un seguimiento a través de un panel de control con índices que
permitan monitorear la evolución de los objetivos y ver si las estrategias de
cada área están funcionando correctamente”, aconseja Gana.
Pasos
para una delegación efectiva
Delegar
no quiere decir despreocuparse de todo y dejar que los hechos transcurran al
azar. La delegación se instrumenta con protocolos y seguimiento. Se necesita un
proceso que asegure buenos resultados, con varias etapas.
La
primera es identificar las tareas delegables. Significa “analizar todas los
trabajos y proyectos actuales para determinar cuáles pueden ser ejecutadas por
otros integrantes del equipo que no sean el dueño del campo o los encargados de
actividades”, recomienda.
La
segunda etapa consiste en establecer un orden de prioridades en las tareas,
para identificar aquellas que son rutinarias, administrativas o que no
requieren la experiencia específica del propietario o del encargado y que, por
lo tanto, pueden ser delegadas.
La
tercera etapa es seleccionar el personal adecuado para cada tarea delegada. En
esta instancia hay que:
- Evaluar
competencias
identificando las habilidades de cada integrante del equipo.
- Asignar tareas
según fortalezas. Consiste en escoger a los miembros del equipo cuya
experiencia y destrezas coinciden con la tarea por delegar.
Una
vez seleccionada la persona para cada trabajo, hay que definirle claramente la
tarea. “No dar por sabido nada y ser muy claro y preciso”, advierte Gana. En
esta etapa hay que:
- Establecer
expectativas.
Es preciso comunicar claramente los objetivos, los resultados esperados y
los plazos para cumplirlos.
- Se deben dar
instrucciones precisas y proporcionar explicaciones detalladas sobre cómo
debe realizarse cada tarea.
En
todo el proceso se debe otorgar la autoridad necesaria al empleado para tomar
decisiones relacionadas con la tarea. “Hay que empoderarlo, pero con claridad
en los límites; es decir, definiendo el alcance de la autoridad delegada”,
condiciona el consultor.
Finalmente,
se deben proporcionar los recursos necesarios: materiales, herramientas, etc.
Hay que asegurarse de que el empleado tenga acceso a todos lo necesario para
completar la tarea. En esta etapa puede ser necesario ofrecer formación
adicional (cursos, reuniones, etc.) y crear espacios para resolver dudas.
Controles
Una
vez que se estableció un protocolo de tareas para cada integrante del equipo,
hay que establecer un sistema de supervisión del trabajo. Primero hay que
listar los puntos de control para revisar el progreso. Luego, realizar
revisiones periódicas para asegurarse que la tarea progresa según lo planeado.
Por último, hay que establecer un mecanismo de feedback regular, que
proporcione retroalimentación continua y constructiva a cada integrante.
Además, una vez diseñado el esquema de trabajo, el responsable del equipo debe
mantenerse accesible para proporcionar apoyo y resolver los problemas que
puedan surgir.
El
punto de cierre es la evaluación y revisión final: “al completar la tarea,
se revisa el trabajo y se evalúan los resultados, por ejemplo, de forma
semestral. En caso de que se hayan cumplido los objetivos, se debe proceder al
reconocimiento del esfuerzo y de los logros alcanzados por el empleado. Ese
momento también es el de las lecciones aprendidas: se analiza lo que funcionó
bien y lo que podría mejorarse para futuras delegaciones.
Durante
todo el proceso se debe fomentar el desarrollo continuo de las personas y
brindar oportunidades de crecimiento, para que el empleado pueda asumir más
responsabilidades en el futuro desarrollando sus habilidades y competencias. Simultáneamente, el
conductor de la empresa debe mantener la decisión de delegar, aunque surjan
dificultades, sin perder el control, y crear un ambiente laboral confortable,
que impulse el sentido de pertenencia y la integración al equipo de trabajo.
“En
todo momento, el empresario debe mantener la visión del halcón, mirando desde
arriba, con un enfoque holístico de la empresa en general. Esto solo se puede
desarrollar con una delegación efectiva, que le libere tiempo creativo y
permita que se enfoque en las tareas que no se deben delegar”, explica Gana. Las
tareas indelegables del empresario son el control y seguimiento de actividades
y procesos, la gestión de la comercialización y el financiamiento y el armado
de nuevos proyectos; es decir, debe mantener una visión estratégica que permita
el crecimiento.
Descubrir
qué impide delegar
En
encuestas realizadas a empresarios agropecuarios, las explicaciones más
frecuentes para no delegar fueron: “No sé cómo hacerlo”; “No tengo tiempo”;
“Los mandos medios no están a la altura de los objetivos que planteo”; “Creo
que yo lo hago mejor”. A su vez, los mandos medios se defienden diciendo:
“Siempre estamos apurados con la diaria”; “no tenemos manuales de
procedimientos ni protocolos de trabajos que nos permitan hacer un seguimiento
correcto con indicadores de gestión, como porcentaje de mortandad en guachera o
porcentaje de preñez”.
Son
creencias que hay que cambiar en las personas, acostumbradas durante muchos
años al protagonismo. El primer paso debería ser modificar la actitud, abrir la
mente a nuevas propuestas de trabajo, alejarse un tiempo de “la diaria” y
comenzar a cambiar, si hace falta con el apoyo de profesionales especializados.
Ese
es el camino, porque según observa Gana diariamente “las empresas exitosas son
las que tienen un buen clima de trabajo, con equipos motivados y con ganas de
crecer y de aprender permanentemente”.
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