PLANEAMIENTO Y CONTROL
La definición a priori de planeamiento proviene de hacer planes: un plan es un curso de acción predeterminado que representa en sí mismo objetivos y actividades necesarias para lograr dichos objetivos. Por su parte, definimos al control como la actividad por la cual se actualizan las desviaciones a partir de la confrontación entre lo planeado y el resultado en la ejecución del plan, y la elaboración de acciones correctivas.
El plan debe formular en detalle los siguientes aspectos:
1. Qué productos o servicios ofrecerá, a qué mercado se dirigirá la empresa, y durante cuánto tiempo se efectuará.
2. Qué recursos de la empresa (materiales, humanos y financieros) se requerirán, cómo se utilizarán, y el tiempo de utilización de los mismos.
3. Qué resultados se obtendrán de la implementación de los planes, medidos en ventas, costos, gastos y utilidades.
4. Qué procedimientos de control se utilizarán durante la ejecución de los planes, de tal modo que cualquiera que lleva a la práctica dicho plan sepa en qué momento las cosas no se desarrollan de acuerdo a lo previsto, y se pueda evaluar la corrección de los desvíos.
En Introducción al tema planeamiento, los autores nos dicen que:
“Planear es la acción consistente en definir objetivos y elegir los medios aptos para alcanzarlos. Toda actividad entraña algún proceso de planeamiento.
El planeamiento es un proceso circular y continuo: se establecen objetivos, e determinan planes, se organiza y ejecuta y finalmente se controla, reiniciando luego el ciclo. El planeamiento, por lo tanto, sólo es el primer paso en el proceso administrativo.
El proceso de planeación empresaria implica la actitud predictiva, interesada en el efecto futuro de las decisiones tomadas en el presente, es decir, en establecer un puente entre el punto en que nos encontramos y aquel al cual queremos llegar, mediante la elección de los medios para tal fin.”
Mintzberg nos dice:
“El objeto del plan consiste en especificar un output deseado (un nivel de exigencia) en algún momento futuro, y el objeto del control consiste en determinar si se ha cumplido el mismo. Así, pues, la planificación y el control están tan estrechamente unidos como el caballo y el carro: no puede haber control sin una planificación previa, y los planes pierden su influencia sin un control de su desempeño. Juntos regulan los outputs indirectamente también el comportamiento.”
Podemos distinguir dos sistemas de planificación y control fundamentalmente distintos; uno se ocupa de la regulación del rendimiento general y el otro intenta regulas acciones determinadas. Dado que el primero efectúa principalmente un control a de los resultados, lo denominaremos control de rendimiento. En otras palabras, (...) la organización puede regular sus outputs de dos modos distintos: utilizando el control de rendimiento para medir los resultados de toda una serie de acciones y empleando dicha información para instaurar cambios (...), o bien utilizando la planificación de acciones para determinar de antemano las decisiones o acciones concretas que serán necesarias (...).”
FACTORES QUE CONDICIONAN EL PLANEAMIENTO
La función de planeamiento en las organizaciones se encuentra influenciada en su desarrollo y ejecución, tanto por factores internos como externos a la organización, carectarizados integralmente como contexto.
A los factores internos podemos clasificarlos en:
a) Tamaño de la organización: el mismo está relacionado tanto con el número de niveles jerárquicos como con el número de divisiones funcionales que la componen. Las grandes organizaciones de esta manera tendrían estructuras más complejas que las organizaciones más pequeñas. Así, cuanto mayor sea la organización, más compleja será su estructura, más especializados estarán sus tareas, más diferenciadas sus unidades y más desarrollado su componente administrativo. Esto implicará a priori una necesidad de mayor coordinación de las unidades entre sí, y esto se lograr a través de la implementación de sistemas de planeamiento y control.
Al mismo tiempo, no se puede afirmar que por ser una organización pequeña, no exista en su seno un sistema de planeamiento y control. En organizaciones con alto número de profesionales se puede presentar menos formalización, pero al administrar por objetivo le permite implementar sistemas de planeamiento y control para medir el correcto desempeño de sus miembros.
b) Cultura organizacional: la misma presupone un sistema de creencias y valores que integra y cohesiona a los individuos que forman parte de la organización, que da origen a sus características. Estará conformada por todos los aspectos formales y no formales existentes, que reglamenten y normen las relaciones interpersonales de los individuos que forman parte de la organización.
Toda organización, a través de la interacción de sus miembros, crea su propia cultura organizacional. Esto implica no sólo la aceptación, por parte de los integrantes y del sistema formal, sino también la aceptación del sistema no formal, donde se reflejan las disputas internas y externas. Esta situación de posible conflicto puede ser uno de los motivos principales del fracaso de la implementación del sistema de planeamiento y control, debido a que las disputas de poder tienden a incrementarse cuando hay proceso de asignación de medios y recursos.
Los factores externos son de creciente importancia en el desarrollo de las organizaciones, debido a la complejidad que significa el manejo de los negocios. El contexto se vuelve cada vez más complejo y turbulento, entonces las organizaciones deben poder adaptarse a los cambios que aquél genera a fin de poder sobrevivir.
c) Medio tecnológico: se puede definir a la tecnología como el conocimiento de una sociedad, y la forma en que se aplica y utiliza; así los recursos de una economía se convierten en producción de bienes o servicios que luego son ofertados para su consumo.
La base tecnológica, que poseen las distintas sociedades, afecta las oportunidades que tienen las organizaciones para desarrollarse. Todo intento de desarrollo de una organización está condicionado por la tecnología que está a su alcance y uso.
Podemos clasificar en general a las sociedades como: tradicionales, cuando las mismas emplean relativamente poca tecnología y su producción derivada es de escasa magnitud, y modernas, cuando utilizan mayor tecnología obteniendo así productos con un mayor valor agregado, así también el uso de recursos más eficientes. La aplicación de tecnología en los procesos de producción trae aparejado que la mano de obra sea más productiva.
d) Medio económico: para la mayoría de las organizaciones, éste es un factor primordial, pues el desarrollo de las actividades está íntimamente relacionado con los mercados a donde dirigen sus productos, conde dirimen con otras organizaciones las preferencias de los consumidores, y donde obtienen los recursos necesarios para continuar con su operatoria.
Las condiciones económicas que rodean a las organizaciones afectan directamente el comportamiento de éstas y la forma en que desarrollan sus negocios. La manera en que se comporta la competencia ya no alcanza al momento de analizar la influencia que la economía en general tiene en las organizaciones se encuentran inmersas demuestra la turbulencia y la dinámica de las variables económicas, al momento de predecir el comportamiento no sólo de los mercados, sino también de los consumidores cuando se debe decidir la adquisición de bienes y/o servicios.
e) Medio político y social: se refiere esencialmente a la forma y a los motivos por los cuales la gente vive y se comporta. Resulta difícil predecir el rumbo y velocidad del cambio en este sector. Las actitudes y las opiniones de las personas, de los formadores de opinión, de los diferentes actores sociales y del gobierno se tornan importantes al momento de analizar el ambiente político.
El medio político no debe considerarse siempre como una variable negativa para las empresas. Los gobiernos pueden decidir el estímulo de los negocios y la apertura de mercados como paso previo a la satisfacción de las demandas sociales. Programas especiales de incentivo a la producción en determinadas industrias, incentivos financieros que alientan el establecimiento de bienes de capital, políticas de desarrollo del empleo y reglamentaciones impositivas son algunos ejemplos del rol de la política y la forma de afectación en las organizaciones.
La importancia de las distintas condiciones del medio varía con el tiempo, lo que hoy es importante puede no serlo mañana. La importancia esté en la potencialidad de ser crítico para con la organización a punto tal de poder afectar el normal desenvolvimiento y desarrollo de la misma en un futuro cercano.
TIPOS DE PLANEAMIENTO
Una clasificación puede realizarse de acuerdo con el horizonte que se desea planear, y está íntimamente relacionada con el alcance temporal que tendrán los planes, los programas y los procedimientos que lo involucran, así como también los efectos que éstos producirán en la organización. Esta clasificación varía con e tipo de organización y el país donde se desenvuelve, por lo general:
* Corto plazo, hasta 18 meses
* Mediano plazo, desde 18 meses a los 5 años
* Largo plazo, más de 5 años.
Otro aspecto a tener en cuenta al momento de clasificar al planeamiento es la cantidad de recursos, tanto humanos como materiales, que se comprometen en cada acción que demande el planeamiento y la decisión que fundamenta su ejecución. Así podemos clasificar el planeamiento en:
# Estratégico: cuyo horizonte de instrumentación será el largo plazo, los recursos asignados y comprometidos en este proceso serán lo de la organización toda, y las decisiones que acompañen este proceso estarán relacionadas con la adecuación de los planes a los objetivos de la organización: su instrumentación da por origen a las distintas políticas a seguir por los niveles gerenciales.
# Táctico: posee un horizonte de planeamiento a mediano plazo, incluye la organización de los recursos a través de la elaboración de los planes donde se contemple la reasignación y reestructuración de las funciones de acuerdo con las políticas establecidas por la dirección para la concreción de los objetivos, asignación de recursos para la ejecución de los planes y la instrumentación de los controles para la medición de los resultados.
# Operativo: el horizonte de planeamiento es el corto plazo, se define como la asignación de los recursos según la operatoria actual, y las decisiones adoptadas corresponden a establecer todos los procedimientos, tareas o acciones a desarrollar y que tengan como objetivo la ejecución y control de los planes.
Si tenemos en cuenta la forma de encarar la función de planeamiento, según Ackoff, establece las siguientes tipologías derivadas en las orientaciones temporales, si bien aclara que las mismas en realidad pueden presentarse de manera conjunta, pero siempre habrá alguna que predomine sobre la otra:
- Reactiva: la orientación del proceso de planeamiento es el pasado. Se realiza teniendo en cuenta sólo el comportamiento pasado de la empresa y representa sólo una proyección de lo actuado.
- Inactiva: la orientación del proceso de planeamiento se sitúa hacia el presente, y da como respuesta satisfactoria, frente al contexto, el comportamiento actual de la organización.
- Preactiva: la orientación del proceso de planeamiento se realiza teniendo en cuenta el desenvolvimiento futuro de la organización frente al contexto o ambiente.
- Interactiva: considera el pasado, el presente y el futuro como aspectos diferentes, todos ellos a tener en cuenta al momento de efectuar el planeamiento, enriqueciendo este proceso con los distintos enfoques aportados.
La entrada precedente ha sido extractada del libro Sistemas Administrativos, Goméz Fulao, Magdalena y Colaboradores, Editorial Macchi. Buenos Aires, 1999.
