Procedimientos - Recepción de Compras

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Se presenta a continuación el ejercicio resuelto la última clase:

Procedimiento de Recepción de Compras

Una vez adjudicada la compra, la gerencia de Compras genera una orden de compra por triplicado. Esta orden incluye datos del proveedor, cantidad y precios de los productos requeridos, como así también las condiciones de entrega y pago. La orden de compra produce el siguiente desglose: el original es enviado al Proveedor, para que procese el pedido; el duplicado es enviado a Recepción para notificar la futura recepción de la mercadería, donde es archivado, y el último ejemplar es documentada en el archivo Calipso en el sector junto con toda la documentación que dio origen a la compra (Solicitud Interna de Compras, Pedidos de Cotización, Cotización).

Recepción archiva la orden de compra en su poder en Telux. Mientras que el proveedor arma el pedido y envía la mercadería junto con los remitos que emite.

Recepción recibe la mercadería y el remito del proveedor (en original y duplicado), los controla contra la información que obra en su poder. Entonces, para validar el remito con su firma, el área de Recepción consulta la base Telux, a la cual tiene acceso, y verifica que se está recibiendo exactamente lo que se solicitó. Finalizada esta actividad, Recepción emite informe de recepción por triplicado, y realiza el siguiente desglose: el original junto con la mercadería la envía a Almacén; el duplicado lo envía a Contaduría y guarda el triplicado junto con el original del remito en el archivo que utiliza. Almacén controla, sella y archiva en Telux definitivamente el documento recibido. El duplicado del remito ya conformado por el sector de Recepción, es devuelto al proveedor. El proveedor controla la firma del documento y archiva en su sistema para concluir la entrega.

Además, semanalmente Compras consulta Calipso y Telux para conciliar los remitos y órdenes de compra a fin de identificar órdenes pendientes y remitos que no se correspondan con una orden de compra.

Referencias

1: Genera orden de compra

2: Controla remitos

3: Emite informe de recepción

4: Controla, sella y archiva en Telux

5: Consulta Calipso y Telux y concilia

Formularios

OC: Orden de compra

R: Remito

IR: Informe de recepción

Archivos

A: Calipso

B: Telux