El mundo contemporáneo está viviendo una transición desde una Era Industrial hacia una Era del Conocimiento, en la cual aquellos que puedan explorar tempranamente los saberes, tomarán la delantera. Dentro de este contexto, resulta necesario que las organizaciones cuenten con sistemas de gestión de la información que les permita transformar los datos surgidos en sus operaciones rutinarias y de su entorno, en conocimiento de valor estratégico para sus operaciones.
Tanto para los países como para las organizaciones (empresariales y no empresariales) el conocimiento ha pasado a ser el capital más importante, su principal fuente de riqueza. Esa así que las principales empresas a nivel global tienen como principal actividad la producción y distribución de conocimiento, en lugar de la producción y distribución de cosas; aun cuando en algunos casos ese conocimiento tome la forma de bienes concretos; este cambio de paradigma nos lleva a entender que para la industria farmacéutica los medicamentos representan el “envoltorio de conocimientos”
El conocimiento es algo esencialmente humano, de allí que en los últimos años se “redescubriera” que lo más importante de las organizaciones no son sus recursos materiales sino sus integrantes, dotados de conocimiento, creatividad e innovación.
El aprendizaje individual es un prerrequisito para el aprendizaje organizacional, ya que el conocimiento individual, dentro de un contexto social de transferencias, es transmitido a otras personas. El aprendizaje organizacional se manifiesta en forma colectiva y, además, no se limita a la adquisición de conocimiento, sino que, fundamentalmente, implica un proceso de difusión y de intercambio que permite que cada organización genere sus propios conocimientos.
Es por eso que la distinción entre Datos, Información y Conocimiento resulta importante para el estudio y desarrollo, en general de los sistemas administrativos, y de los sistemas de información en particular.
Datos
La vida del hombre está vinculada en forma permanente a objetos y acontecimientos.
Son los datos, entonces, el conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y características.
Los datos, en nuestra vida diaria, surgen como producto de la observación.
En el contexto organizacional, pueden ser definidos más precisamente como registros estructurados de transacciones.
Al describir simbólicamente los hechos y acontecimientos sucedidos, los datos no poseen interpretación ni opinión, por lo que pueden utilizarse sólidamente para la toma de decisiones.
Representan la materia prima fundamental para la creación y el desarrollo de la información.
Información
La etimología de la palabra información proviene del verbo en latín: informa, informare, que significa “dar forma a”.
Por otra parte, puede definirse a la información como un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil; a partir de un proceso de comunicación entre un emisor y un receptor.
En este sentido, información son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras.
Para que los datos se conviertan en información deben ser procesados de alguna forma, deben estar organizados para una tarea, dirigidos hacia una acción específica, identificados con una decisión.
Efectivamente, la relación que existe entre los datos y la información pasa por una etapa intermedia de transformación que procesa los datos, agregándole a éstos, finalidad y significado, para constituirlos en información.
A su vez, lo que para una persona puede ser información, para otra puede ser dato.; y desde el punto de vista organizacional la información para un nivel puede ser dato para otro nivel.
Finalmente, puede sintetizarse el concepto de información diciendo que se refiere a datos estructurados: datos que han sido seleccionados y estructurados en relación con un problema, un usuario en particular, un momento y un lugar.
Como los datos carecen de valor propio, se debe generar un proceso de transformación que los convierta en información a través del agregado de significado. Algunos métodos son:
- - Contextualización: Se recopilan los datos sabiendo el propósito.
- - Categorización: Se conocen las unidades de análisis o componentes clave de los datos.
- - Calculación: Los datos pueden analizarse matemática o estadísticamente.
- - Corrección: Eliminación de los errores de los datos.
- - Condensación: Resumen de los datos.
La función básica del sistema de información de la organización es procesar los datos para que se conviertan en información.
Conocimiento
Representa información con mayor valía. En el conocimiento, alguien ha volcado su experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha sabido contextualizar debidamente una información, incorporándole significatividad e interpretación propias.
Así como la información deriva de los datos, el conocimiento deriva de la información, y a medida que se avanza desde los datos al conocimiento, la participación del hombre se vuelve más importante e imprescindible.
Para transformar información en conocimiento se necesitan personas que activen ciertos procesos mentales como:
- - Comparación: Cotejo de la información de una situación determinada con situaciones conocidas anteriores.
- - Consecuencias: Posibilidad para evaluar y percibir las consecuencias en el largo plazo de las decisiones y acciones actuales.
- - Conexiones: Del conocimiento tratado con otras porciones del conocimiento.
- - Conversación: Acerca de lo que piensan otras personas de la información que se está tratando.
En el siguiente cuadro se exponen las principales características de los datos, la información y el conocimiento:
Dentro de la actual transición desde la Era de la Información a la Era del Conocimiento el hombre es, el gran generador de conocimiento en las organizaciones. Reconocer la importancia del conocimiento para la gestión exitosa de las organizaciones ha llevado a que cada vez más se instrumenten acciones para crearlo, utilizarlo y compartirlo de la manera más efectiva.
La Gestión del Conocimiento, dentro de las organizaciones, es un proceso sistémico que trata de adquirir, organizar, almacenar y comunicar conocimientos tanto explícitos como tácitos, de manera que todos los integrantes de una organización puedan usarlos para hacer más efectiva y eficiente su labor.
De lo que en realidad se trata es de generar información que pueda ser convertida en conocimiento en la mente de las personas, para luego articular y presentar de diversas maneras (textos, gráficas, conversaciones y otras formas) ese conocimiento para que se transforme, nuevamente, en información. El conocimiento transmitido genera otro ciclo reproductor de nuevos conocimientos.
¿Qué importancia tiene el conocimiento en el estudio y desarrollo de los sistemas administrativos y de los sistemas de información? Hoy existe un amplio consenso sobre cuáles son las principales y más duraderas ventajas competitivas de las organizaciones contemporáneas: la productividad, la innovación y el capital intelectual.
En las organizaciones, el conocimiento -que portan las personas que la conforman- está más cerca de la acción, aún más que los datos e información. Además, cuando el conocimiento es puesto en acción en la organización y se aplica a las tareas ya conocidas genera productividad, y cuando es aplicado a tareas que son nuevas y diferentes genera innovación.
Resulta entonces imperioso que las organizaciones cuenten con un efectivo sistema de administrativo y, por consiguiente, un efectivo sistema de información que le permita transformar datos en información y estos en conocimiento de valor estratégico para su desarrollo.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
La comunicación puede ser definida como la acción en la cual se produce un intercambio de información y se transmiten significados por medio del uso de símbolos.
Un sistema de comunicación tiene, en su concepción más elemental, cuatro elementos: un emisor, un canal de comunicación, un mensaje y un receptor.
A su vez no siempre las comunicaciones fluyen tan fácilmente, puede que el canal no sea el adecuado o que existan ruidos que afecten la transmisión del mensaje e impidan que el mensaje se reciba como fue transmitido. Para evitarlo, muchas veces se recurre a la repetición parcial o total del mensaje; pero a su vez la redundancia afecta la eficiencia de la transmisión; esta baja de eficiencia se combina, a la vez, con un aumento de la eficacia. A fin de mejorar la eficiencia, se recurre a la retroalimentación, para controlar la recepción y comprensión del mensaje.
El sistema de comunicación, por lo tanto, debe diseñarse como un proceso bidireccional, de manera que permita la retroalimentación.
Entonces, puede decirse que en la comunicación no existen fracasos ni éxitos, sólo malos o buenos resultados de comprensión. Por eso se conceptúa como comunicación eficaz a toda aquella comunicación que, como consecuencia de ella, permite el establecimiento de una acción positiva de acuerdo con las necesidades y obligaciones que plantea la situación.
En este sentido, en una organización la correcta definición del sistema de comunicación, no solo permitirá la emisión, la recepción y comprensión del mensaje, sino también permitirá al receptor, ejecutar las acciones de acuerdo a las indicaciones recibidas, guardar esa información para un uso posterior, o bien, proceder de distinta manera, en caso de rechazar el mensaje en su totalidad o en algunas de sus partes.
LA INFORMACIÓN Y SU INTERPRETACIÓN
La
información de una organización sirve a personas que se encuentran en procesos
de acción o de decisión. Cada una de esas personas posee un estilo y una
capacidad cognitiva diferentes que provoca, por ejemplo, que ante una
misma información y en una misma situación, dos personas tomen o inicien
acciones y decisiones disímiles o diferentes. Además, en la toma de decisiones
influyen otras variables, tales como los factores situacionales y
personales, así como el ambiente organizacional, entre otras.
- Estilo cognitivo: Los términos cognitivo o cognoscitivo a la forma en que una persona capta determinada información.
El estilo cognitivo (o tipo psicológico) de cada individuo está representado por la forma en que la persona emplea, organiza y cambia la información durante una toma de decisiones.
El estilo cognitivo de una persona está determinado por su composición genética y por los factores del medio, tales como la educación y la experiencia.
o Recolección de la información: Se refiere al proceso por el medio del cual la mente de una persona organiza los diferentes estímulos visuales y verbales de su medio ambiente, partiendo desde una visión global, o bien, basada en los detalles.
Las personas con un estilo de cognitivo receptivo concentran los detalles de los datos con el fin de obtener los conocimientos específicos sobre el medio ambiente en el cual se mueven.
Los perceptivos trabajan sobre las relaciones entre los datos elementales para intentar generalizar sobre el medio ambiente, no se detienen en los detalles.
o Evaluación de la información: Se refiere a la forma en que estudian e investigan los datos.
Aquellas personas con estilo analítico enfrentan un problema estructurándolo en términos de métodos lógico-deductivos, desintegrando el problema en partes y llegando a soluciones adecuadas y aceptables.
Las personas con estilo heurístico tratan de abarcar globalmente un problema; utilizan la metodología de ensayo y error con el fin de analizar distintas posibilidades.
- Factores situacionales y personales: Ante una misma información, diferentes personas encargadas de la toma de decisiones interpretarán el problema de distinta manera, influenciadas por su distinta posición en la organización, y de acuerdo a su especialización.
- Ambiente Organizacional: La organización produce efectos sobre la interpretación de la información. La cultura organizacional, puede entenderse como los modos de pensar, creer y hacer cosas en el sistema, se encuentren o no formalizados. Se compone de convicciones, supuestos, creencias y valores que comparten los integrantes de cada organización. Las personas ajustan su comportamiento a los usos y costumbres organizacionales.
FUENTES DE INFORMACIÓN
La información que la organización utiliza reconoce diferentes orígenes, los mismos pueden ser de:
- Fuentes internas: Es generada por la propia organización, a través de su propia estructura.
- Fuentes externas: Tiene diversos orígenes: competidores; gobierno; consultores; cámaras empresarias; órganos de control.
A su vez, las fuentes pueden ser:
o Primaria: Información que debe ser reunida por primera vez para un tema en especial.
o Secundaria: Es información que ya fue obtenida y se encuentra almacenada en algún sitio accesible por la organización. Contiene información obtenida por la propia empresa e información proveniente de fuentes externas.
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
Ya quedó establecido que para transformarse en información y así tener valor en proceso de gestión organizacional, los datos deben ser imbuidos de forma y significado: estructurados y seleccionados para un problema, un usuario en particular y un momento y un lugar. Esto agrega valor a la información. Pero resulta que no toda es igual: algunas informaciones son más valiosas que otras. Para tener un parámetro de evaluación, hay que estudiar las características que la información posee.
De acuerdo a James O’Brien, las características y los atributos de la información de alta calidad pueden agruparse bajo tres dimensiones diferentes, tal como puede verse en el siguiente cuadro:
|
Tiempo |
Contenido |
Forma |
|
Oportunidad |
Relevancia |
Presentación |
|
Período |
Precisión |
Detalle |
|
Frecuencia |
Alcance |
Medio |
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Singularidad |
Atracción |
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Accesibilidad |
Si la información no reúne, para cada situación en particular, las características apropiadas para satisfacer la necesidad que le dio origen, esa información no será útil.
Tiempo:
- - Oportunidad: Cuando la información está disponible en el momento en que se la necesita y no está desactualizada, se dice que la información es oportuna.
- - Período: La información puede orientarse hacia situaciones pasadas (históricas), hacia el futuro (predictivas), o reflejar situaciones del presente.
- - Frecuencia: La cantidad de veces que se solicita, se busca o se prepara, determina la frecuencia de la información.
Contenido:
- - Relevancia: La relevancia implica que la información es necesaria para una situación concreta y específica.
Debe:
a) estar vinculada con las necesidades de información de quien en ese momento la necesita (pertinencia);
b) brindarle al usuario todos los elementos que necesita saber en relación con esa situación en particular (integridad o completitud);
c) proporcionar sólo la información que se necesite (brevedad).
- - Precisión: La calidad de la información se vincula con su precisión. Se refiere a dos cuestiones bien concretas:
- Que esté libre de errores: Significa que no surgieron fallas en los procesos de transcripción, recopilación y condensación.
- Que esté libre de tendencias o desviaciones: Significa que a los datos no se los manipuló o distorsionó.
- - Alcance: El alcance de la información define su campo de acción.
- - Singularidad: Determina la diferencia en el valor que existe entre diferentes elementos informativos. De allí que a la información creada internamente se le confiera un mayor valor y sea celosamente custodiada, estando su uso restringido sólo a ciertos niveles o personas de la organización.
Forma:
- - Presentación: Puede variar en función de la propia naturaleza de la información y frente a cada situación en particular. La información cuantitativa presenta en forma numérica la medición o valor de un dato. La información cualitativa presenta un hecho o dato pero en términos de sus características no cuantificables.
- - Detalle: La información detallada es la que muestra la totalidad de los elementos reunidos, en tanto la información resumida presenta un agrupamiento de estos mismos detalles o datos.
- - Medio: El medio de presentación puede ser impreso o visual.
- - Atracción: La información tiene que llamar la atención del potencial usuario para que resulte verdaderamente útil.
- - Accesibilidad: La consideración de la accesibilidad se manifiesta por medio de de dos enfoques diferentes. Por un lado, se refiere a la dificultad o al tiempo requerido en la obtención de la información. Por otro lado, también existe una manifestación de accesibilidad que considera el aspecto cognitivo: la información debe estar estructurada de manera que pueda ser entendida y que pueda recuperarse de ella lo que se necesite.
FLUJO DE LA INFORMACIÓN
La información circula por los niveles de la organización en varios sentidos. Lo hace de arriba hacia abajo (comunicación superior-subordinado). Información que circula de abajo hacia arriba, comunica a subordinados con superiores.
El flujo de información no se limita sólo a la circulación en sentido vertical, también lo hace de manera cruzada y lateral. El flujo cruzado de información no suele respetar los canales institucionalmente formalizados de la organización, el uso de éste permite reducir tiempos o esfuerzos.
El flujo lateral permite la vinculación entre las diferentes áreas funcionales de la organización.
Dentro del flujo de información que desde abajo hacia arriba circula en una organización se encuentran cinco procesos:
1. Demora del mensaje: la demora puede utilizarse para distorsionar el efecto que tendría si fuera trasmitida cuando corresponde.
2. Resumen de información: es la reducción en la cantidad de datos e información a trasmitir, obviando los detalles acerca de las actividades, pero sin cambiar el significado esencial del contenido original. El resumen permite ver con más claridad patrones de comportamiento, tendencias o inclinaciones en las operaciones.
3. Filtrado de información: a medida que la información va siendo resumida, también se produce su filtrado, por medio del cual cada nivel decide el grado de detalle que incluirá en los resúmenes destinados al nivel superior. El filtrado significa que hay información que no se proporciona, éste proceso no es neutro, y puede tener un sesgo indeseado. En primer lugar, cuando cierta información que no favorece a los administradores es dejada de lado por ellos mismos. En segundo lugar, cada persona puede filtrar información que puede ser útil en niveles superiores.
4. Absorción de la incertidumbre: se produce cuando se obtienen inferencias de un conjunto de hechos y luego se comunican las inferencias mismas y no los detalles de los hechos concretos. El que recibe la comunicación no posee elementos que le permitan establecer la exactitud y confiabilidad de esa información. El que recibe la comunicación debe confiar en el proceso que se desarrolló para obtenerla y debe aceptarla tal como la recibe.
El proceso de absorción de incertidumbre permite la simplificación de los sistemas de información.
5. Sesgo en la presentación: de acuerdo con la elección que se realice en su presentación, una misma información puede llegar a interpretarse o utilizarse de manera diferente.
Una manera de sesgar la presentación de una información es a través del ordenamiento y agrupamiento que se haga de los datos, ya que de esta manera puede afectarse la percepción con relación a la importancia que ellos tengan.
ECONOMÍA DE LA INFORMACIÓN
Independientemente de la relativa facilidad y bajo costo con que los equipos informáticos actuales pueden generar información, no debe dejar de considerarse el aspecto económico del tema. La información no deja de ser un recurso económico y, como tal, debe tratarse como lo que es: un recurso que presenta beneficios per que tiene un costo.
La información es una mercadería que se compra y se vende, se la debe considerar como tal. Al igual que cualquier otra mercadería, puede envejecer o tornarse obsoleta. Además, puede ser demasiada información o demasiado poca. Tampoco debe olvidarse que el proceso de la información, que puede incluir adquisición, almacenamiento la transmisión y la entrega al decididor requiere inversiones de tiempo, recursos e instalaciones. Verdaderamente la información no es una mercadería gratuita.
