En general, solemos definir a una organización exitosa como aquella cuyo
funcionamiento económico le permita obtener resultados o beneficios
sustentables, esto le permitirá sobrevivir primero y luego crecer con el
transcurso del tiempo. Para poder lograrlo deberá contar con los siguientes
elementos:
Un “producto” o “Servicio”,
entendiéndose por tal a la actividad principal a que se dedique esa
Organización; que pueda ser colocado en Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos
productos o servicios, Una “tecnología”
utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el mercado,
Una “estructura financiera” o sea el
Capital disponible necesario para acceder a la tecnología que le permita
producir eficientemente.
Pero todo esto, por sí solo no
alcanza, todos estos factores (producto, mercado, tecnología y capital) debe
estar unido a una “dirección” activa
y dinámica que establezca objetivos, estrategias y controle su cumplimiento.
Los sistemas administrativos,
serán el vehículo por el cual se pueda concretar los logros de la organización, ya que todos
los elementos antes mencionados son determinantes, pero para lograrlo en forma
efectiva, la generación de bienes, la búsqueda de un mercado, la definición de
la tecnología que se utilizará en ese proceso productivo y la eficiente
utilización de los recursos financieros, será el resultado de una gran cantidad
de decisiones y operaciones menores, las que deben desarrollarse en forma eficientemente, para que
sumadas den los resultados esperados. Esas múltiples operaciones deben ser
llevadas a cabo empleando una estructura administrativa adecuada.
Es a través de un sistema
administrativo adecuado se ejecutarán las decisiones de detalle
correspondiente a: el movimiento y custodia del dinero y las mercaderías; al
producto, para que este sea fabricado y esté disponible para el cliente en la
calidad, tiempo y condiciones requeridas; al manejo del personal de la empresa;
al registro y control de los bienes, etc. Sin embargo esta adecuada
organización administrativa por sí sola no asegura el éxito de la organización,
ya que ella no puede generar los productos, ni el capital necesario o el
mercado; pero la falta de un sistema
administrativo eficiente, puede acabar con la mejor combinación de
factores.
En el desarrollo de esa organización, una buena y eficiente Dirección,
encarará los problemas que se le presentan y los irá solucionando, con buenos
productos, tecnología y capital, haciendo productiva y eficiente a su organización.
Pero cuando los problemas a solucionar son de índole administrativa, existen
dos factores que comprometen la labor directiva, colocándola en una situación
delicada:
1) Un factor de especialización. Por formación, extracción y convicción
los dirigentes de empresas le asignan prioridad a los temas o áreas que generan
beneficios en forma directa: Producción, Comercialización y el área Financiera.
Sin embargo la Administración, desde su punto de vista, es un sector
improductivo y lo suficientemente complicado como para asignarle preferente
atención.
2) Un factor de complejidad: porque que la eficiencia en los sistemas
administrativos se logra por la suma de una gran cantidad de operaciones, en
otras palabras para que sistema administrativo sea eficiente, cada una de esas
partes debe serlo. Generalmente un problema surgido en el área administrativa,
requiere un largo y difícil trabajo de introducción de cambios implementación
de sugerencias y modificaciones en los procedimientos, tratando de vencer
resistencias inconscientes o interesadas, para su solución. Siendo este proceso
mucho más difícil y de resultados más inciertos que logro de éxitos en las
otras áreas consideradas, (Producción, Comercialización, etc.), donde el
resultado exitoso se basa en el grado de creatividad con el que hayan sido
concebidos los proyectos y en la correcta implantación de grandes normas o
políticas. Es por ello que la Dirección tiende a no ver, o a no asignar la
debida importancia a estos problemas de hacer eficientes los sistemas
administrativos de sus organizaciones.
Siguiendo al autor Fernando Magdalena (1995), existen dos tipos de
análisis para este tipo de problemas administrativos:
a) En el “Análisis
Estructural” la unidad de estudio es el “Departamento, sección, división, gerencia”
en particular, o sea la unidad de organización a la que se asigna un conjunto
equilibrado de funciones que ocupen todo su tiempo disponible, le permita
cubrir sin sobrecargas las tareas asignadas aprovechando de la mejor manera
posible las ventajas de la especialización. Completado este análisis se obtiene
como producto un gráfico que vincula a todos los integrantes de la
organización, (“Organigrama”); y un manual que describe lo que cada uno
debe realizar en ella, denominado “Manual de organización”.
b) En el “Análisis de Sistemas”, la unidad básica de análisis es la “tarea o
conjunto de tareas” que conforman un circuito o rutina. Se enfoca no ya a un
departamento en particular, sino la atención se centra en un grupo de tareas
homogéneas y repetitivas, examinando la actuación que le cabe a cada sector en
los procesos que hacen a la consecución integral de la tarea o proceso. Se
pretende poner de manifiesto la continuidad en la participación de cada sector,
independientemente del nivel jerárquico de las unidades de organización
establecidos por el análisis estructural. El producto obtenido es un gráfico
que representa el fluir de la información por los diversos sectores, en
relación a un tipo de tarea repetitiva, (“Cursograma”); y un “Manual de
Procedimientos” que describen cómo y cuándo cada uno de los sectores
intervinientes debe ejecutar las tareas o labores que en su conjunto hacen al
circuito o proceso bajo análisis.
Por lo tanto, el Sistema
Administrativo de una organización constituye el medio a través del cual
las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores
de la misma, se concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven
casos individuales y que a través de la conformación de rutinas de trabajo van
configurando la actividad administrativa total de la Organización. Es a través
del Sistema Administrativo que se
trasmiten, registran y conservan los soportes de información mediante los
cuales se comunican documentadamente las decisiones que impulsan los actos
físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); además se lo utiliza para
recoger los datos de las fuentes productoras de los mismos, elaborarlos y
retransmitirlos a los centros de decisión, para que tengan conocimiento de los
resultados de la ejecución de sus órdenes, cerrando de esta manera el circuito
de retorno, conocido como proceso de control.
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