La palabra comunicación proviene del latín "communicatĭo” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de comunicar o comunicarse; 2. Trato, correspondencia entre dos o más personas. 3. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.
A su vez, del verbo comunicar (del latin “comunicare”), encontramos, entre otros, los siguientes significados: 1. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene; 2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo; 3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito.
Esta ascendencia latina que emparenta la palabra comunicación con la raíz “comnunis” (común) nos lleva a entender, que la comunicación significa la posibilidad de compartir con una o varias personas ideas, emociones y/o conocimientos. Entonces, todo sistema social necesita de la comunicación para trasmitir intenciones e intercambiar información.
La comunicación entonces es un proceso que permite la interacción humana. Fisiológicamente, el homo sapiens no posee nada que lo haga único entre los primates (…). Lo que lo hace único es su capacidad simbólica (…) (que) se despliega en el lenguaje, en su capacidad de comunicar mediante una articulación de sonidos y signos “significantes” (…) (Giovanni Sartori)
La palabra información proviene del latín informatio” y entre las distintas acepciones que tiene la palabra podemos destacar; 1. Acción y efecto de informar; 5. Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. Entendemos, entonces, que informar es dar la noticia de algo.
Podemos definir que la comunicación es percepción, crea expectativas y plantea exigencias; mientras que la información aumenta el conocimiento y comunica novedades. Podemos inferir que el sistema de información complementa y formaliza el sistema de comunicación. Así una organización define su sistema de información en función de lo que desea comunicar, la información es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil, y que se presentan en forma inteligible al receptor, que la utiliza para tomar decisiones. (Volpentesta)
La comunicación y la información en las organizaciones
A continuación se presentan definiciones de distintos autores sobre el tema.
La comunicación puede ser definida formalmente como un proceso mediante el cual las premisas decisorias se trasmiten de un miembro de la organización a otro. Es evidente que no puede existir organización sin comunicación, porque en ese caso no hay posibilidad de que el grupo influya en el comportamiento del individuo (Simon)
La coordinación de un sistema exige comunicación entre sus partes, frente a las interacciones siempre presentes, el comportamiento “optimo” de cualquier subsistema dado depende de las actividades de los otros subsistemas. Por lo tanto, exige que los canales de comunicación proporcionen información acerca de tales actividades (Emery)
Dentro de una organización, el sistema de información cumple un oficio análogo al sistema nervioso de un animal. Está formado por componentes que llevan a cabo funciones tales como la captación, clasificación, almacenaje, recuperación, trasformación y presentación de la información. Su propósito básico estriba en proporcionar información a fin de tomar decisiones y proceder a su coordinación. (Emery)
Un buen sistema administrativo debe tener un diseño que permita, por un lado, la realización de las tareas rutinarias de la organización obteniendo la información que de ellas surge y, por otro lado, captar información que no se genera en la organización, pero que resulta vital para elaborar su estrategia. (Volpentesta)
El sistema de información gerencial (SIG) es un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de computación y software; procedimientos manuales; modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones y además una base de datos. (Davis y Olson)
Exceso de Comunicación
Hasta en comunicación, el exceso perjudica. Una abundante intercambio de información puede mejorar los resultados de la empresa sólo si no existen conflictos entre sus partes; esto es, si los objetivos de cada una son compatibles entre ellos y se refuerzan recíprocamente. Basta pensar que en la guerra cuanto más se sabe del enemigo tanto mayor es el dñao que se le puede infligir: Si cada bando no supiera absolutamente nada acerca del otro, la guerra no podría tener lugar. (Ackoff)
La mayoría de los SIG que están en boga no han dado la información que los gerentes requieren ni han dado el servicio que de ellos se esperaba.(…) Muchas son las razones de este frustrante resultado de los SIG. Una de ellas es que se diseña y operan asumiendo que la necesidad màs crìtica de los ejecutivos es disponer de màs información fundamental. Pero esto no es verdad. Lo que en realidad necesitan es menos información superficial, y esto no es tan solo un juego de palabras. (Ackoff)
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