Cuando abordamos el Análisis de las Relaciones, según Peter Drucker, el autor nos advertía de alguno de los problemas que podían surgir a partir de una definición errónea de una estructura organizacional:
Hay una serie de síntomas comunes de mala organización que generalmente no exigen un diagnóstico ulterior. Tenemos: el síntoma del número excesivo de reuniones a las que asiste un número muy elevado de personas. El ideal es la organización que pueda operar sin reuniones. La dinámica humana de las reuniones es tan compleja que ellas resultan una herramienta mediocre de ejecución de tareas. Un exceso de reuniones indica que los cargos no han sido definidos claramente, no fueron estructurados con la amplitud suficiente, no son realmente responsables. Hay que minimizar la necesidad de que la gente se reúna para realizar algo. (https://274sanievas.blogspot.com/2019/09/y-como-se-agrupan-peter-drucker.html)
En ese mismo sentido, el siguiente artículo nos muestra la preocupación que muchos directivos tiene a la multiplicación de reuniones ineficientes en el ámbito laboral; leemos en el artículo:
Un estudio de Harvard alerta de que 7 de 10 diez reuniones de trabajo "no sirven para nada"
La revista de la escuela de negocios de esta Universidad ha abordado esta cuestión a partir de una encuesta.
Las reuniones de trabajo pueden ser fundamentales para el correcto desempeño de la vida laboral, en la medida en que permiten integrar y coordinar tareas realizadas por distintos trabajadores o departamentos. Sin embargo, cada vez hay más estudios que cuestionan la incidencia que pueden tener las reuniones en aspectos clave como la productividad de los trabajadores.
La revista de la escuela de negocios de la Universidad de Harvard ha abordado esta cuestión a partir de una encuesta realizada entre cientos de ejecutivos y trabajadores. Las conclusiones que alcanzó esta investigación son reveladoras: hasta el 70% de las reuniones serían prescindibles, en la medida en que generan muchos más problemas que soluciones.
Así, el 65% de los directivos y empleados opinan que las reuniones les impiden completar tareas pendientes, otro 71% definió tales citas como actos improductivos e ineficientes que "no sirven para nada" y un 64% asoció estos encuentros con una menor posibilidad de pensar en profundidad sobre los retos que enfrenta su departamento o su empresa.
La revista Forbes ha informado de las conclusiones de dicho estudio, recogiendo el testimonio de diversos empresarios que han recogido el testigo e introducido modificaciones pensadas para reducir la incidencia negativa que pueden tener las reuniones. Entre las posibles soluciones aportadas están 1) la introducción de un límite de 20 minutos que actúa como tope a la duración de estas citas; 2) la aplicación de una cifra máxima de reuniones diarias o semanales; y 3) la regla de realizar las reuniones de pie, evitando sentarse y generando así un incentivo para que las conversaciones sean más ágiles.
Los investigadores hacen una distinción entre las reuniones "de negocios" y "de trabajo". Las primeras serían las que mantienen dos personas u organizaciones que están explorando la posibilidad de desarrollar proyectos de forma conjunta y, por tanto, se valoran de forma positiva. En cambio, las segundas son las que se dan dentro de una empresa o proyecto que está en marcha y, según el estudio, corren el peligro de reducir, en vez de aumentar, la productividad.
Estadísticas de la Oficina de Investigación Económica de Estados Unidos y de la división Workplace Insights de Microsoft han concluido que la pandemia ha contribuido a aumentar el número de reuniones, la cifra de participantes y la duración de los encuentros. De ahí la creciente atención que las escuelas de negocios están dedicando a este asunto, desde el convencimiento de que las reuniones de trabajo corren el peligro de volverse improductivas cuando se acumulan de forma excesiva, se celebran de manera poco expeditiva e incorporan a demasiados participantes.
En este sentido, un estudio realizado por Benjamin Laker ha encontrado que, con una reducción del 40% en el número y tiempo dedicado a reuniones de trabajo, se puede lograr una caída del 78% en la autonomía, una mejora del 57% en la comunicación intraempresarial, un repunte del 43% en la cooperación, un 32% de la cooperación entre trabajadores y departamentos, un salto del 71% en la productividad, un 52% en el grado de satisfacción en el trabajo y una caída del 43% en el nivel de estrés declarado por la plantilla.
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